¿Qué es el análisis de gastos?
El análisis de gastos es un método utilizado por las empresas para rastrear cómo la empresa gastan el dinero, con el objetivo final de disminuir el gasto. La información sobre proveedores, compras y pedidos se organiza y luego se analiza para los patrones. Debido a las enormes cantidades de información involucrada, la mayoría de las empresas usan software especializado para realizar un análisis de gastos.
El proceso de recopilación y análisis de datos es más difícil de lo que parece. Para que el análisis de gastos sea efectivo, se deben tener en cuenta todos los aspectos de los patrones de gasto de una empresa. Esta información generalmente se almacena en sistemas informáticos discretos dentro de cada división de la empresa. Las divisiones pueden estar separadas por la distancia y el lenguaje. Recopilar todos estos datos y organizarlos en un formato utilizable requiere un gran gasto de tiempo y dinero.
Gran parte de la complejidad se puede eliminar utilizando el software para facilitar el análisis de gastos. El primer software de análisis de gastos se creó a principios de la década de 2000.Aunque sigue siendo muy costoso, el software elimina la necesidad del trabajo humano y crea una interfaz fácil para acceder a la información resultante.
El software funciona extrayendo datos de los sistemas de mantenimiento de registros existentes. Estas podrían ser simples hojas de cálculo, datos de almacén u otras fuentes. Luego se limpian estos datos, lo que significa que el formato está estandarizado, se fusionan los registros duplicados y se encuentran detalles faltantes. El software luego clasifica los datos de acuerdo con los estándares y estándares de la industria especificados por la compañía. Los especialistas en adquisiciones pueden acceder a los datos para informes y análisis.
Un aspecto importante del análisis de gastos es evaluar a los proveedores. El análisis de gastos puede mostrar qué proveedores obtienen la mayor cantidad de dinero de la empresa. La Compañía puede usar esta información para negociar mejores acuerdos o para volver a negociar los contratos. La mayoría de las empresas tienen proveedores preferidos,Proveedores que ofrecen el mejor servicio o precios reducidos para comprar a granel. El análisis puede revelar que los suministros o servicios que se compran actualmente a un proveedor no preferido podrían comprarse a un proveedor preferido por menos.
La compañía también puede comprar suministros o servicios similares a varios proveedores. Esto se conoce como productos fragmentados. El dinero se puede ahorrar haciendo una compra grande de un solo proveedor en lugar de una serie de pequeñas compras de varios proveedores.
El análisis de gastos también ayuda a identificar el gasto de Maverick. Esto ocurre cuando se realizan compras que no están cubiertas por el contrato. Sin un contrato, a la compañía se le cobra el precio total en lugar del precio negociado especificado por un contrato permanente con un proveedor preferido. Este tipo de gasto puede costarle mucho dinero a una empresa con el tiempo.