¿Qué es el análisis de gastos?

El análisis del gasto es un método utilizado por las empresas para rastrear cómo gasta el dinero la empresa, con el objetivo final de disminuir el gasto. La información sobre proveedores, compras y pedidos se organiza y luego se analiza en busca de patrones. Debido a la gran cantidad de información involucrada, la mayoría de las empresas utilizan software especializado para realizar análisis de gastos.

El proceso de recopilación y análisis de datos es más difícil de lo que parece. Para que el análisis de gastos sea efectivo, todos los aspectos de los patrones de gastos de una empresa deben tenerse en cuenta. Esta información generalmente se almacena en sistemas informáticos discretos dentro de cada división de la empresa. Las divisiones pueden estar separadas por distancia y lenguaje. Recopilar todos estos datos y organizarlos en un formato utilizable requiere un gran gasto de tiempo y dinero.

Gran parte de la complejidad se puede eliminar mediante el uso de software para facilitar el análisis de gastos. El primer software de análisis de gastos se creó a principios de la década de 2000. Aunque sigue siendo muy costoso, el software elimina la necesidad del trabajo humano y crea una interfaz fácil para acceder a la información resultante.

El software funciona al extraer datos de los sistemas de mantenimiento de registros existentes. Estos podrían ser simples hojas de cálculo, datos de almacén u otras fuentes. Estos datos se limpian, lo que significa que el formato está estandarizado, se fusionan registros duplicados y se encuentran detalles faltantes. El software luego clasifica los datos de acuerdo con los estándares de la industria y los estándares especificados por la empresa. Los especialistas en adquisiciones pueden acceder a los datos para informes y análisis.

Un aspecto importante del análisis de gastos es evaluar a los proveedores. El análisis del gasto puede mostrar qué proveedores obtienen la mayor cantidad de dinero de la empresa. La compañía puede usar esta información para negociar mejores ofertas o renegociar contratos. La mayoría de las empresas tienen proveedores preferidos, proveedores que ofrecen el mejor servicio o precios reducidos para comprar a granel. El análisis puede revelar que los suministros o servicios que actualmente se compran a un proveedor no preferido se pueden comprar a un proveedor preferido por menos.

La compañía también puede comprar suministros o servicios similares de varios proveedores. Esto se conoce como mercancía fragmentada. Se puede ahorrar dinero haciendo una compra grande de un solo proveedor en lugar de una serie de compras pequeñas de varios proveedores.

El análisis del gasto también ayuda a identificar el gasto inconformista. Esto ocurre cuando se realizan compras que no están cubiertas por el contrato. Sin un contrato, a la compañía se le cobra el precio total en lugar del precio negociado especificado por un contrato permanente con un proveedor preferido. Este tipo de gasto puede costarle a una empresa mucho dinero con el tiempo.