¿Qué es el control de existencias?
El control de existencias es la gestión de existencias en diversas etapas del proceso de producción, desde materias primas hasta productos terminados. Un buen control mantendrá los costos bajos al tiempo que satisface a los clientes, mientras que los controles deficientes pueden generar sobrecostos y quejas de los clientes. Muchas empresas utilizan software de control de existencias para agilizar el proceso y hacerlo más eficiente. El personal en el terreno aún es necesario para verificar manualmente el recuento de existencias, realizar inspecciones y abordar los problemas a medida que surgen.
Un aspecto del control de existencias implica el pedido de existencias. Para los fabricantes, esto incluye una variedad de materias primas, mientras que los mayoristas y minoristas necesitan pedir productos terminados. El objetivo es tener suficiente stock a mano para completar los pedidos, sin un exceso. El almacenamiento de existencias es costoso y puede llegar a ser muy costoso cuando se almacenan grandes volúmenes de material. También existe el riesgo de que las acciones caduquen o se vuelvan obsoletas antes de que se puedan mover si la compañía ordena demasiado.
La gestión del stock disponible a través de técnicas como la rotación de stock también forma parte del control de stock. Las empresas suelen utilizar los artículos más antiguos primero para mantener todo el stock lo más nuevo posible. Es posible que la empresa deba proporcionar control climático y otras medidas para proteger las existencias hasta que abandone el sitio, y todo esto forma parte del sistema de control. Para las empresas que manejan organismos vivos, el cuidado de las existencias también incluirá el suministro de alimentos y agua y el control de la salud. Es posible que sea necesario asegurar otras existencias como productos químicos peligrosos o municiones por razones de seguridad.
A medida que las existencias se van, los sistemas de control de existencias lo rastrean y compilan información que puede ser útil más adelante. Las empresas pueden determinar rápidamente qué elementos se mueven más rápidamente y utilizarán esta información para decidir cuánto pedir en el futuro. Esta información también se incluye en los informes y pronósticos de ventas, ya que el movimiento de existencias proporciona información importante sobre lo que vende la empresa. También puede ser útil para presentar impuestos y otros estados financieros, cuando las existencias disponibles deben declararse junto con otros activos y pasivos.
El control de existencias preciso requiere saber qué hay realmente disponible. Además de realizar un seguimiento electrónico de las existencias, las empresas también pueden realizar recuentos de inventario manuales periódicos para ubicar físicamente todo lo que está en existencia y asegurarse de que los números reales coincidan con los registrados en una computadora. Si no lo hacen, es necesaria una investigación para determinar por qué no. Las existencias pueden haberse perdido, perdido, robado o registrado incorrectamente. Las inconsistencias frecuentes son un signo de un control deficiente de las existencias e indican la necesidad de asegurar las instalaciones o capacitar mejor a los trabajadores.