¿Cuál es la mejor manera de escribir una carta comercial?
Cuando escribe una carta comercial, se espera que siga ciertos formatos. Los formatos tienen alguna variación y, a menos que esté tomando una clase sobre cómo escribir una carta comercial, es posible que las personas no midan específicamente la distancia entre la parte superior de la página y sus direcciones, y entre las direcciones enumeradas y su saludo. El aspecto más importante cuando escribe una carta comercial es hacer que su propósito, por qué está escribiendo la carta, sea muy claro. Sin embargo, debe estar familiarizado con un formato básico, antes de comenzar a preocuparse por qué y cómo va a escribir.
Si utiliza un programa de procesamiento de texto, consulte su programa para ver las plantillas de cartas comerciales. Estos pueden facilitar su trabajo porque han preestablecido los márgenes y generalmente le informan exactamente dónde colocar cosas como direcciones. Si no tiene esa plantilla, su carta puede formatearse de dos maneras. El primero se llama formato de bloque y el segundo formato sangrado . A menos que se especifique, puede usar el formato o cualquiera de sus variaciones. La gran diferencia entre los dos formatos es que los párrafos no tienen sangrías, y el texto puede estar justificado para que cada línea tenga la misma longitud. En formato sangrado, no todas las líneas tendrán exactamente la misma longitud, y la primera oración de cada párrafo tendrá una sangría de cinco espacios.
Existen pequeñas variaciones con cada formato, por lo que esta explicación buscará una forma de escribir rápidamente una carta comercial, utilizando el formato de bloque, sin justificar su texto. La carta comercial debe tener los siguientes márgenes: una pulgada (2.54 cm) en la parte superior, inferior, izquierda y derecha. Verifique su programa de procesamiento de texto antes de comenzar y establezca estos márgenes si es necesario. La fuente debe ser de 12 puntos, y Times New Roman es la opción preferida.
Si está escribiendo en papel con membrete de la empresa, no necesita comenzar la carta con su dirección. Si está utilizando papel estándar, debe comenzar en el margen superior con su dirección. No es necesario incluir su nombre con su dirección. Simplemente incluya su dirección, y si lo desea, número de teléfono y correo electrónico. Agregue una fecha directamente después de la dirección. Puede sangrar su dirección para que quede al ras con el margen derecho, pero simplemente puede comenzar en el margen izquierdo, lo cual es más fácil.
Omita una línea y escriba el nombre de la persona a la que está escribiendo, su título o empresa y su dirección. Cada entrada como nombre, título y dirección debe estar en una línea separada. La ciudad, el estado y el código postal deben constituir la última línea. Se necesita el siguiente orden para la dirección: Compañía, Persona, Título y Dirección.
Salta otra línea y comienza con tu saludo. Esto debería ser formal. Si le escribes a la Sra. Smith, escribirás Estimada Sra. Smith: Use dos puntos en lugar de una coma después del saludo.
Baje una línea y comience su primer párrafo del cuerpo. Asegúrese de indicar claramente la intención de la carta dentro de este primer párrafo. Use párrafos adicionales, con un espacio intermedio, según sea necesario para ampliar su punto o dar ejemplos. Después de terminar los párrafos del cuerpo, omita una línea y escriba "Sinceramente", su comentario de cierre, luego omita el árbol en cuatro líneas antes de escribir su nombre y su título si tiene uno. Antes de enviar la carta comercial, no olvide firmar físicamente su nombre con tinta negra en el espacio entre su cierre y su nombre escrito.
El objetivo cuando escribe una carta comercial es transmitir efectivamente su punto. No puede ser efectivo si su carta está llena de errores. No solo ejecute un corrector ortográfico, sino que también examine su papel en busca de errores gramaticales, palabras comúnmente confundidas y problemas de puntuación. Lea la carta en voz alta para asegurarse de que está transmitiendo su punto claramente. Use un lenguaje simple, pero evite las contracciones o cualquier jerga. Una carta comercial bien escrita que llegue directamente al punto es muy importante, especialmente si está escribiendo desde otro negocio. Su capacidad para escribir una carta comercial que se entienda fácilmente y sin errores se refleja en la profesionalidad de su empresa.