¿Qué es el documento de inicio del proyecto?
Un documento de inicio del proyecto (PID), o resumen del proyecto, se utiliza en la gestión del proyecto para resaltar el plan de enfoque del proyecto. Las secciones específicas de un PID varían entre las organizaciones y la metodología del proyecto. En general, cada uno cubre información clave que describe el proyecto, incluida la definición, el caso, los entregables, las limitaciones, el riesgo, los miembros, el plan de comunicación, la tolerancia del proyecto y las firmas.
La definición del proyecto es una sección clave en la documentación. Describirá las metas, los objetivos y los resultados deseados del proyecto, cómo se medirá cada uno y el alcance del trabajo que se completará. El documento de inicio del proyecto debe indicar claramente las características que se incluirán y excluirán.
Un caso de negocios es esencial para el proyecto. Esta sección debe aclarar el valor que se espera que el proyecto entregue a la organización a cambio del costo. Si un proyecto no puede proporcionar suficientes beneficios para justificar su gasto y esfuerzo, es probable que no se financie.
Los entregables del proyecto deben documentarse. Los entregables pueden incluir el código del programa u otros productos y servicios que resulten del proyecto. También pueden incluir otros documentos, como requisitos comerciales, planes de prueba y manuales de capacitación.
El PID debe enumerar las restricciones que enfrenta el proyecto. Las restricciones son factores externos que pueden afectar el proyecto pero que están fuera del control del gerente del proyecto. Las suposiciones, como un desarrollador de software de terceros que entrega el código, también deben documentarse.
Todos los proyectos tienen riesgos. El gerente del proyecto debe identificar los riesgos y documentarlos utilizando un registro o registro de riesgos. Los riesgos deben ser monitoreados y prevenidos o mitigados cuando sea posible. El gerente del proyecto debe desarrollar planes para administrar aquellos que no se pueden evitar.
Una lista de personal y una línea de tiempo también son componentes clave de un documento de inicio del proyecto. Los roles y responsabilidades se deben enumerar con cada miembro del proyecto. La sección de planificación del proyecto proporciona una visión general de la línea de tiempo para la entrega de piezas críticas de trabajo.
Una organización puede incluir un plan de comunicación en un PID. Este plan puede incluir varias reuniones que se realizarán con los miembros del equipo. También podría documentar las comunicaciones esperadas a la gerencia ejecutiva y a los usuarios finales que puedan verse afectados por el proyecto.
Muchas organizaciones establecen tolerancias de proyectos. Las tolerancias se relacionan con la cantidad real de trabajo y gastos incurridos por el proyecto contra el plan. Un proyecto que no está operando dentro de la variación permitida de su cronograma y presupuesto planificado puede estar sujeto a una visión general de la administración adicional. Esta información también puede incluirse en el documento de inicio del proyecto.
La mayoría de los PID tienen un área para firmas. Los ejecutivos y gerentes generalmente deben firmar el documento. Su firma indica que apoyarán el proyecto mediante la financiación o la asignación de empleados para trabajar en él.