¿Qué es el proceso de gestión de proyectos?
El proceso de gestión de proyectos implica la planificación, ejecución y control de proyectos a través de su inicio, medio y final. El proceso de gestión de proyectos comienza con la definición y termina con el cierre. Durante la etapa de ejecución, pueden ser necesarios ajustes al plan original. El progreso siempre debe ser rastreado a lo largo de la duración del proyecto. El proceso de gestión del proyecto se puede resumir en cinco pasos principales:
1. La definición del propósito del proyecto, el objetivo y el resultado final deseado son consideraciones importantes al comenzar el proceso de gestión del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto es un paquete de recaudación de fondos por correo directo que se enviará por correo a todo el país, su propósito puede ser obtener nuevos clientes potenciales y donantes. Su objetivo puede ser incluir información promocional de nuevos productos para el público objetivo. El resultado deseado puede ser superar las tasas de resultados anteriores de paquetes similares.
2. Teniendo en cuenta las limitaciones del proyecto en términos de presupuesto y recursos debe resolverse temprano en el proceso para evitar perder tiempo planeando y ejecutando algo que no se puede finalizar. Por ejemplo, usando el proyecto de correo directo descrito anteriormente, el redactor debe recibir pautas en su informe creativo. De lo contrario, él o ella puede incluir ideas que no se pueden completar dentro de las restricciones del presupuesto.
3. Formar un equipo y asignar tareas de proyecto con fechas de finalización es una parte crucial de un sistema de gestión de procesos. Si bien una persona puede estar a cargo y tener la responsabilidad del proyecto, generalmente se necesitan muchos empleados para trabajar en diferentes partes del mismo. En las empresas, un proyecto de trabajo puede involucrar muchos departamentos diferentes. Los gerentes de proyecto a menudo deben trabajar con muchos jefes de departamento diferentes para completar los proyectos.
4. Las fechas de finalización de las tareas deben ser verificadas y seguidas por el gerente del proyecto. Durante esta parte del proceso de gestión del proyecto, el gerente debe hacer los ajustes necesarios a su plan original. El gerente del proyecto debe asegurarse de que todo se complete a tiempo. El proyecto definitivamente debe estar bajo su control. Controlar el resultado del proyecto generalmente requiere excelentes habilidades de organización y comunicación.
5. Cerrar el proceso de gestión del proyecto es la etapa final. Todos los cabos sueltos deben estar atados; la documentación debe ser presentada y los pagos correspondientes a los contratistas. Se debe analizar el éxito o el fracaso del proyecto. Deben hacerse notas sobre cualquier cambio que ayude a que proyectos futuros similares funcionen sin problemas.