¿Cuál es el proceso de orden de compra estándar?
Una orden de compra es un compromiso de comprar, un documento legal otorgado de un comprador a un vendedor. El proceso de orden de compra comienza con la asignación de un número y documento únicos que establece todos los aspectos del proceso de compra. Los Términos de acuerdo de una orden de compra pueden incluir flete, fecha de entrega, costo, descripción de mercancías, expectativas de pago y muchas otras.
Los fabricantes grandes o pequeños que deseen limitar la cantidad de inventario almacenado en un piso de almacén esperará una orden de compra de un cliente para comenzar a completar un pedido. El proceso de orden de compra comienza con un documento del comprador al vendedor que describe las expectativas del producto y los términos de entrega. El fabricante generalmente emite una orden de venta, que es un reconocimiento de esas expectativas. Si la orden de compra y la orden de venta son coincidencias, esto limita la responsabilidad de ambas partes, ya que la orden de compra es un contrato de unión legal para comprar.
Después del pedido de ventas IS Generado, el fabricante puede comenzar a trabajar en el pedido. Esto puede incluir la compra de materiales, la contratación de la mano de obra y la modificación del equipo. El proceso de orden de compra protege al fabricante en caso de que el comprador decida retirarse de la venta después de que el vendedor haya incurrido en gastos. El comprador también está protegido por el proceso de la orden de compra porque no está obligado a aceptar o pagar la mercancía que no cumpla con las expectativas descritas en el documento.
El proceso de orden de compra también ayuda a optimizar el pedido en enumerar todas o la mayoría de las variables involucradas en el proceso de pedido. Estos incluyen la descripción de la mercancía, la fecha esperada, el costo exacto, los términos de pago e incluso qué parte está obligada a pagar el costo de flete. El proceso de orden de compra es particularmente invaluable al importar o exportar, ya que muchos de los términos se han vuelto universales en MEAning y fácilmente identificable por otros países.
Muchos fabricantes usan órdenes de compra para planificar presupuestos de flujo de efectivo meses, o incluso años, por adelantado. El ciclo desde la fecha en que se emite una orden de compra hasta que se realiza la entrega de tiempo y el pago puede ser bastante largo. Una empresa debe planificar sus gastos en consecuencia para poder hacer requisitos de efectivo a corto plazo, como la nómina.
Después de emitir la orden de compra y se reconoce la orden de venta, comienza el trabajo. El proceso termina con la entrega de bienes y la emisión de una factura, aunque algunos fabricantes requieren todo o pago parcial antes de la entrega. Una vez que se acepta la mercancía y se paga la factura, el proceso de orden de compra está completo.