¿Qué es el análisis de flujo de trabajo?
El análisis del flujo de trabajo implica revisar todos los procesos en una empresa con el objetivo de identificar ineficiencias y recomendar mejoras. El trabajo comienza con el establecimiento de los resultados deseados del análisis con los gerentes superiores de una empresa. Luego, los analistas interactúan con los empleados de la empresa para documentar el estado actual de los procesos comerciales en la empresa. La etapa final del análisis del flujo de trabajo es la recomendación de procesos que deben cambiarse, automatizarse o dejarse en línea de acuerdo con los objetivos establecidos.
Una empresa típica busca continuamente mejorar sus procesos, y dos factores principales llevan a las empresas a realizar un análisis de flujo de trabajo. Primero, los avances tecnológicos continuos pueden ofrecer formas más eficientes y menos costosas de hacer negocios, y las empresas a menudo eligen revisar los procesos con miras a automatizarlos o incorporar la última tecnología. En segundo lugar, es típico que los llamados procesos heredados estén firmemente arraigados en una empresa, lo que significa que una tarea determinada se ha realizado durante mucho tiempo de cierta manera y puede pasarse por alto como un proceso que necesita mejoras. Un objetivo del análisis del flujo de trabajo es exponer dichos procesos heredados.
Los consultores externos pueden realizar efectivamente un análisis de flujo de trabajo, ya que son expertos en él y no tienen lealtad a ninguna forma particular de hacer negocios. En la interacción inicial con los gerentes senior, los analistas de flujo de trabajo generalmente comienzan con entrevistas para determinar cómo los altos gerentes ven a la compañía actualmente, incluido lo que funciona y lo que no. Luego, los analistas determinan el estado final deseado que los gerentes esperan lograr con el proyecto de análisis de flujo de trabajo.
La mayor parte del trabajo en el análisis del flujo de trabajo se realiza con analistas capacitados que entrevistan a empleados y supervisores para documentar cómo se hacen los negocios. Esto incluye todos los aspectos de una empresa, como el procesamiento de documentos para ventas, cobranzas, cumplimiento y recursos humanos. También puede abarcar procesos de fabricación, como recibir materias primas o piezas, procesarlas o ensamblarlas, y enviar productos terminados.
Los analistas también revisarán el tiempo dedicado y el esfuerzo invertido en interactuar con los clientes, incluidas las ventas y el servicio al cliente. El análisis del flujo de trabajo analiza todo lo que cada empleado de la empresa hace con el fin de documentar cómo cada tarea comienza y se mueve a través de la organización.
Después de la documentación inicial, los analistas de flujo de trabajo suelen presentar hallazgos a gerentes de nivel inferior para garantizar que los resultados del análisis coincidan con la realidad de la empresa. Ajustando el análisis según sea necesario, los analistas luego examinan el flujo de trabajo para identificar las áreas en las que los procesos pueden racionalizarse, automatizarse o ambos. Esta información generalmente se presenta a los altos directivos junto con recomendaciones para mejoras.