¿Qué es la gestión de procesos de flujo de trabajo?
Workflow Process Management es un término utilizado en tecnología de la información (TI) y gestión de procesos comerciales para describir todos los pasos e infraestructura necesarios para crear y operar un proceso electrónico de flujo de trabajo. Un proceso de flujo de trabajo es una serie de pasos o tareas que deben completar diferentes áreas de la organización. Idealmente, este proceso se logra mediante el uso de herramientas de software por computadora para aumentar la eficiencia, la transparencia y el tiempo de respuesta.
Aunque el término es bastante largo, la mayoría de las personas están muy familiarizadas con el concepto de un flujo de trabajo. Un ejemplo simple es una solicitud de reembolso de gastos. El empleado que incurrió en el gasto completa un formulario con toda la información que tiene y luego la presenta a su gerente. El gerente revisa los detalles, agrega información adicional e indica la aprobación o la denegación de la solicitud. Si se aprueba la solicitud, se presenta al departamento de cuentas para su procesamiento y pago. Si se niega, se devuelve al empleoEE, típicamente con una nota de explicación.
La gestión de procesos de flujo de trabajo se refiere a las herramientas y el software de la computadora utilizada para crear, implementar y admitir este proceso. Esto típicamente es una combinación de hardware, infraestructura y software. Las herramientas y el equipo reales requeridos dependen del tamaño de la organización y del método de entrega. Tradicionalmente, estas herramientas estaban restringidas a usuarios específicos, pero los cambios en la tecnología han permitido proporcionar herramientas de flujo de trabajo a través de Internet.
El hardware e infraestructura requeridos para la gestión del proceso de flujo de trabajo depende principalmente del software seleccionado. Una herramienta basada en Internet requerirá la instalación en un servidor web, acceso a Internet, capacidad de almacenamiento y seguridad. La cantidad de hardware requerida generalmente depende del número de usuarios, el volumen de transacciones y la disponibilidad del sistema.
Hay una amplia gamade herramientas de software de gestión de procesos de flujo de trabajo disponibles, ya que esta es una categoría de productos bien conocida. La gran mayoría de las empresas generalmente pueden ahorrar tiempo y dinero utilizando flujo de trabajo electrónico. Los beneficios adicionales incluyen una mejor transparencia y capacidad de informes, así como la responsabilidad de todos los participantes en el proceso.
Al seleccionar una solución de gestión de procesos de flujo de trabajo, generalmente es importante recordar que se requerirá que el personal calificado implemente y apoye esta solución. Las habilidades requeridas incluyen análisis de negocios, gestión de proyectos, soporte de software y administración. Puede ser importante tomarse el tiempo para revisar las especificaciones del producto en detalle para garantizar una comprensión completa de los requisitos del proyecto. Un análisis de costos y beneficios es otra forma de garantizar que todas las capas de la organización se comprometan con el proyecto antes de que comience.