¿Qué es la gestión de procesos de flujo de trabajo?
La gestión de procesos de flujo de trabajo es un término utilizado en la tecnología de la información (TI) y la gestión de procesos de negocios para describir todos los pasos y la infraestructura necesarios para crear y operar un proceso de flujo de trabajo electrónico. Un proceso de flujo de trabajo es una serie de pasos o tareas que deben completarse en diferentes áreas de la organización. Idealmente, este proceso se logra mediante el uso de herramientas de software para aumentar la eficiencia, la transparencia y el tiempo de respuesta.
Aunque el plazo es bastante largo, la mayoría de las personas están muy familiarizadas con el concepto de flujo de trabajo. Un ejemplo simple es una solicitud de reembolso de gastos. El empleado que incurrió en el gasto completa un formulario con toda la información que tiene y luego lo envía a su gerente. El gerente revisa los detalles, agrega información adicional e indica la aprobación o denegación de la solicitud. Si se aprueba la solicitud, se envía al departamento de cuentas para su procesamiento y pago. Si se deniega, se devuelve al empleado, generalmente con una nota de explicación.
La gestión del proceso de flujo de trabajo se refiere a las herramientas y el software informático utilizados para crear, implementar y respaldar este proceso. Esto suele ser una combinación de hardware, infraestructura y software. Las herramientas y equipos reales necesarios dependen del tamaño de la organización y del método de entrega. Tradicionalmente, estas herramientas estaban restringidas a usuarios específicos, pero los cambios en la tecnología han permitido proporcionar herramientas de flujo de trabajo a través de Internet.
El hardware y la infraestructura necesarios para la gestión del proceso de flujo de trabajo dependen principalmente del software seleccionado. Una herramienta basada en Internet requerirá instalación en un servidor web, acceso a Internet, capacidad de almacenamiento y seguridad. La cantidad de hardware requerida generalmente depende de la cantidad de usuarios, el volumen de transacciones y la disponibilidad del sistema.
Hay una amplia gama de herramientas de software de gestión de procesos de flujo de trabajo disponibles, ya que esta es una categoría de productos bien conocida. La gran mayoría de las empresas generalmente pueden ahorrar tiempo y dinero utilizando el flujo de trabajo electrónico. Los beneficios adicionales incluyen una mayor transparencia y capacidad de presentación de informes, así como la responsabilidad de todos los participantes en el proceso.
Al seleccionar una solución de gestión de procesos de flujo de trabajo, generalmente es importante recordar que se requerirá personal calificado para implementar y respaldar esta solución. Las habilidades requeridas incluyen análisis de negocios, gestión de proyectos, soporte de software y administración. Puede ser importante tomarse el tiempo para revisar las especificaciones del producto en detalle para garantizar una comprensión completa de los requisitos del proyecto. Un análisis de costos y beneficios es otra forma de garantizar que todas las capas de la organización estén comprometidas con el proyecto antes de que comience.