¿Cómo elijo la mejor hoja de cálculo de gastos?
Las hojas de cálculo son útiles para rastrear gastos en múltiples niveles. Su estructura de columnas y filas les permite imprimirse fácilmente y compartirse entre las partes interesadas. Para adquirir la mejor hoja de cálculo de gastos, el usuario primero debe definir el propósito de la hoja y los resultados deseados al usarla. El nivel de habilidad de todos los usuarios también debe tenerse en cuenta. El costo y la disponibilidad completan los criterios finales para la mejor hoja de cálculo de gastos.
Para el seguimiento de los gastos de la casa, las tabletas que consisten en 25 o 50 copias de una hoja de cálculo de gastos diarios están disponibles en las tiendas de suministros de oficina. Estos formularios proporcionan espacios para el seguimiento de comidas, millaje de automóviles, compras de gasolina y otros gastos. Mediante el uso diligente de estos formularios, los usuarios pueden analizar con precisión los gastos diarios, semanales u otros períodos relevantes. Los formularios son económicos, fáciles de usar en cualquier lugar y comunican los resultados con claridad.
Las versiones para computadora de la hoja de cálculo en papel se ofrecen en muchos tipos de software de administración de cuentas para uso doméstico y de oficina. Estos programas tienen subprogramas que administran los mismos gastos pero agregan categorías como clases de capacitación o uniformes. Los usuarios en red pueden completar los formularios en línea, y los resultados se fusionan en el sistema de contabilidad corporativa. Dentro o fuera de línea, la hoja de cálculo de gastos debe ser clara y sin ambigüedades. Los programas más sofisticados tienen rutinas de verificación de errores que filtran la entrada del usuario y limitan los errores.
Los programas de contabilidad a escala corporativa a menudo pasan por alto la necesidad de control de proyectos en los niveles de gestión intermedios. Los buenos programas ofrecen módulos que recopilan fácilmente datos a nivel de proyecto, presentan a la gerencia media y acumulan los valores en los módulos de contabilidad. Los mejores programas en realidad separan la gestión del proyecto de la contabilidad corporativa, dando a los gerentes de proyecto o departamento la oportunidad de aprobar y presentar gastos a nivel corporativo.
Entre los paquetes de software comerciales y los formularios comerciales hay formularios y programas desarrollados por el usuario que utilizan aplicaciones comerciales de hojas de cálculo. Muchas plantillas están disponibles en línea que el usuario puede personalizar. Las hojas de cálculo de gastos pueden combinarse para proporcionar información a otro programa.
Muchas hojas de cálculo de gastos no se implementan de manera efectiva porque es demasiado complicado. La recompensa de las hojas de cálculo simples, siempre que se recopile información crítica, es un mayor cumplimiento y precisión. En un esfuerzo por evitar el mal uso, las empresas a menudo recopilan información diversa que no se revisa o no es útil.
A los niños se les puede enseñar a rastrear su propia ropa o gastos de entretenimiento en preparación para tareas de administración financiera más complejas. Los ingresos generalmente se fijan para una familia, y el lado de los gastos del presupuesto es a menudo el único elemento que se puede administrar. Los niños pueden diseñar su propia hoja de cálculo de gastos en papel simple y reglado y dar un primer paso hacia la independencia financiera.