¿Cuáles son los mejores consejos para el formato de documentos?
El formateo de documentos a veces puede ser muy transparente para un usuario, y otras veces puede ser muy frustrante. Una forma de lograr buenos resultados de formateo con un mínimo esfuerzo es estar muy familiarizado con el programa que se utiliza. Otro consejo es mantener el formato lo más simple posible y pensar más allá de la funcionalidad básica de las herramientas disponibles para que puedan utilizarse a su máximo potencial. Conocer el objetivo del documento formateado, ya sea una impresora, un dispositivo portátil o una página web, puede ayudar a evitar mecanismos de formateo de documentos que podrían no traducirse al medio final. Comprender los aspectos de cómo se usará el documento puede ayudar a definir objetos, como imágenes, por lo que se ve profesional y tiene una excelente calidad cuando se emite el documento.
El conocimiento de cómo funciona el software de edición de documentos es vital para usar incluso un formato de documento moderado. Lo que podría parecer un simple conjunto de herramientas puede volverse cada vez más complejo a medida que sus interacciones con el texto y entre sí comienzan a producir resultados impredecibles. El ajuste de texto, los saltos de línea, las capas y los objetos insertados, como las celdas de la hoja de cálculo, pueden ser descartados por estilos o elementos particulares. El formato incluso puede parecer perfecto hasta que se exporta o se envía a una impresora. Saber cómo y por qué un programa funciona de la manera en que lo hace puede eliminar gran parte de esta frustración.
Es importante diseñar el formato del documento teniendo en cuenta el resultado final. Hay poco propósito en el uso de imágenes prediseñadas en color en documentos que se imprimirán en blanco y negro. Es posible que algunos formatos complejos, especialmente los objetos vinculados entre suites de oficina, no se traduzcan bien en un archivo de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML). Los libros electrónicos, informes o panfletos promocionales tienen requisitos específicos para su formato que pueden cambiar la cantidad de contenido y la naturaleza del diseño. Usar plantillas o trazar el diseño de un documento antes de comenzar puede ahorrar tiempo y evitar problemas.
Muy a menudo, el formato de documento simple es el más efectivo. Los diseños complejos que involucran cuadros o tablas anidados dentro de otras tablas pueden no representarse correctamente a través de otro dispositivo o programa. Del mismo modo, nunca es una buena idea utilizar espacios individuales para formatear. Las herramientas de formateo en el editor deben usarse ya que estaban destinadas a formatear, sin atajos, para garantizar la mayor probabilidad de una salida impecable.
El formato y el contenido del documento en desarrollo deben ir de la mano, aunque deben trazarse individualmente antes de pasar al editor. Crear formato sobre la marcha puede hacer que un usuario pierda de vista el diseño más grande. Intentar crear contenido para el formato mientras se salta de un elemento a otro puede provocar errores o interrupciones en el formato. Con un plan sólido para el formato y el contenido de los documentos con anticipación, el resultado final se puede completar con problemas mínimos.