¿Cuáles son los mejores consejos para el formato de documentos?
El formato del documento a veces puede ser muy transparente para un usuario, y otras veces puede ser muy frustrante. Una forma de lograr buenos resultados de formato con un esfuerzo mínimo es estar muy familiarizado con el programa que se utiliza. Otro consejo es mantener el formato lo más simple posible y pensar más allá de la funcionalidad básica de las herramientas disponibles para que puedan usarse a su máximo potencial. Conocer el objetivo del documento formateado, ya sea una impresora, dispositivo de mano o página web, puede ayudar a evitar mecanismos de formato de documentos que podrían no traducirse al medio final. Comprender los aspectos de cómo se utilizará el documento puede ayudar a definir objetos, como las imágenes, por lo que parece profesional y tiene una calidad excelente cuando uno emite el documento.
El conocimiento de cómo funciona el software de edición de documentos es vital para usar incluso un formato de documento moderado. Lo que puede parecer un conjunto simple de herramientas puede volverse cada vez más complejo a medida que sus interacciones con el textoy el uno al otro comienzan a producir resultados impredecibles. La envoltura de texto, las roturas de línea, las capas y los objetos insertados, como las celdas de la hoja de cálculo, se pueden desechar mediante estilos o elementos particulares. El formato puede incluso parecer perfecto hasta que se exporte o envíe a una impresora. Saber cómo y por qué un programa funciona como lo hace puede eliminar gran parte de esta frustración.
Es importante diseñar formatear el documento con el resultado final en mente. Hay poco propósito en el uso de clips de color en documentos que se imprimirán en blanco y negro. Algunos formatos complejos, especialmente objetos vinculados entre las suites de oficina, pueden no traducirse bien en un archivo de lenguaje de marcado de hipertexto (HTML). Los libros electrónicos, informes o folletos promocionales tienen requisitos específicos para su formato que pueden cambiar la cantidad de contenido y naturaleza del diseño. Usar plantillas o trazar el diseño deUn documento antes de comenzar puede ahorrar tiempo y evitar problemas.
La mayoría de las veces, el formato de documento simple es el más efectivo. Los diseños complejos que involucran marcos o tablas anidadas dentro de otras tablas podrían no reproducirse correctamente a través de otro dispositivo o programa. Del mismo modo, nunca es una buena idea usar espacios individuales para formatear. Las herramientas de formato en el editor deben usarse, ya que estaban destinadas a formatear, sin atajos, para garantizar la mayor posibilidad de salida perfecta.
Desarrollar el formato de documento y el contenido deben ir de la mano, aunque deben trazarse individualmente antes de mudarse al editor. Crear formato en la mosca puede hacer que un usuario pierda de vista el diseño más grande. Intentar crear contenido para el formato mientras salta de un elemento a otro puede conducir a errores o descansos en el formato. Con un plan sólido para el formato de documento y el contenido en su lugar con anticipación, el resultado final se puede completar dentro de Minimal.Problemas.