¿Qué es un sistema de información automatizado?
Un sistema de información automatizado es simplemente un sistema mediante el cual la información se procesa para su recopilación y distribución a través de una serie de procesos automatizados. El sistema a menudo requiere muy poca interacción humana aparte de la configuración y el mantenimiento. El sistema de información automatizado a menudo se usa para acceder a la información y enviarla a las personas. Aquellos que usan sistemas de información automatizados incluyen gobiernos, bibliotecas y empresas privadas.
El uso de un sistema automatizado de información, también conocido como sistema automatizado de gestión de información, puede ser de gran beneficio tanto para las instituciones gubernamentales como para las empresas privadas. El proceso de diseminación rápida de información a través de un sistema automatizado puede ahorrar muchas horas de trabajo tedioso, proporcionando así un ahorro de costos para la entidad que necesita distribuir esa información. Este tipo de sistema puede hacer todo, desde recordar a las personas cuando una factura se debe a una advertencia sobre una situación potencialmente grave.
Un ejemplo de un sistema de información automatizado con el que muchos en Estados Unidos están familiarizados es el sistema de Alerta Amber. Este sistema es una red nacional que está automatizada para alertar a las personas de un posible niño secuestrado. El sistema se puede ajustar para que la información se envíe a un área geográfica limitada donde es probable que se encuentre el niño. En cuestión de minutos, se puede mostrar o transmitir en señales de tráfico, televisión y radio, correos electrónicos, llamadas telefónicas e incluso mensajes de texto enviados a teléfonos celulares. El uso de individuos para distribuir esta información no solo sería muy costoso, sino que también desperdiciaría un tiempo valioso, permitiendo que un posible autor escape con el niño.
Un sistema automatizado de información de la biblioteca es uno que es especialmente útil para aquellos que buscan materiales específicos de la biblioteca. A menudo, el catálogo completo de tarjetas de una biblioteca está disponible tanto en la biblioteca misma, usando la red de la biblioteca como en línea. Tan pronto como se escaneen los libros, se mostrarán inmediatamente como disponibles, sin que el bibliotecario tenga que realizar más trabajos. Las capacidades en línea de este tipo de sistema de información automatizado son especialmente convenientes para el usuario de la biblioteca. No es necesario ir a la biblioteca, solo estar decepcionado si los materiales deseados no están disponibles, ya que pueden verificarse directamente desde casa.
En las empresas privadas, un sistema de información automatizado también podría ser muy importante, especialmente cuando se trata de ventas y satisfacción del cliente. Por ejemplo, aquellos que realizan campañas de marketing masivo por teléfono pueden usar estos sistemas para hacer un seguimiento de los clientes. Algunos sistemas de información automatizados no solo marcarán el número, sino que pueden proporcionar el argumento de venta completo. En otros casos, el teléfono que suena se enrutará directamente a un vendedor en vivo. Un sistema de información automatizado también puede realizar un seguimiento de las horas de los empleados y la nómina.