¿Qué es un orden general?
También conocida como orden de compra general, la orden general es un documento comercial que autoriza a un proveedor a proporcionar bienes y servicios a un cliente de manera continua. Los términos del acuerdo generalmente especifican elementos del acuerdo, como el tipo de bienes y servicios que se proporcionarán y el precio unitario que el cliente pagará por cada artículo entregado. Las órdenes general también generalmente proporcionan detalles sobre cuánto tiempo debe permanecer el acuerdo en su lugar, y cualquier otro término y condición que pueda ser relevante para la naturaleza de la relación de trabajo entre el proveedor y el cliente.
Las órdenes de compra general son utilizadas por muchos negocios de todos los tamaños. En muchos casos, el documento sirve como un medio para garantizar que los empleados del cliente no intenten comprar bienes o servicios de proveedores no autorizados. Al mismo tiempo, los proveedores a menudo extienden tarifas especiales a los clientes que están dispuestos a aceptar comprar hasta cierta cantidad de productos de dólares conn un marco de tiempo dado.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que una orden general no tiene el mismo propósito que un acuerdo de compra de volumen. Los acuerdos de compra de volumen comprometen a un cliente a comprar una cierta cantidad de bienes o servicios dentro de un período de tiempo determinado. Si el cliente no lo hace, el proveedor puede invocar cargos por penalización por no cumplir con los términos.
Si bien el orden general a menudo coloca un límite de cuánto dinero puede gastar el cliente con el proveedor dentro de un período de tiempo específico, de ninguna manera comete al cliente a gastar toda esa cantidad. De hecho, el cliente no tiene que pedir ningún producto del proveedor, independientemente de la existencia de un orden general. Dado que el acuerdo de pedido general típico no compromete al cliente a recibir una cantidad fija de bienes a intervalos regulares, es necesario que el cliente se ponga en contacto con el proveedor para PLAPedidos de CE relacionados con una orden de compra general y programar el envío cuando y según sea necesario.
Muchas compañías usan un proceso de orden general como un medio para asegurarse de que solo se usen proveedores aprobados, sino también para mantener los gastos dentro de los montos presupuestados para cada departamento o división de la empresa. Por ejemplo, una empresa puede optar por configurar un orden general que estará vigente durante todo un año calendario. Durante ese año, la compañía puede ordenar hasta una cierta cantidad monetaria de productos, pero no más. Una vez que se alcanza la cantidad predeterminada, el orden general se considera cumplido y no se pueden pedir productos adicionales hasta que el cliente crea y aprobe un nuevo pedido general.