¿Qué es una consola asistente?
Una consola asistente es una interfaz utilizada por una recepcionista o empleado para enrutar llamadas entrantes. Muchos sistemas telefónicos usan la automatización para esta función con un activo automático, pero algunas compañías prefieren tener un humano vivo como el primer punto de contacto para clientes potenciales. Otros pueden ser demasiado pequeños para pagar un sistema automatizado y necesitar que su personal de secretaría pueda manejar las llamadas entrantes. El tamaño y la complejidad de una consola asistente pueden variar.
Cuando una llamada llega a un intercambio central como el escritorio de una recepcionista, la recepcionista puede responder y determinar la naturaleza de la llamada para averiguar a dónde debe ir. Algunos recepcionistas pueden manejar preguntas básicas para eliminar las llamadas rápidamente, lo que puede reducir la carga de llamadas para otro personal. Si la persona que responde a la llamada no puede manejarlo, es necesario recurrir a la consola asistente para transferirla adecuadamente.
La consola asistente le dice a la recepcionista que está disponible. Si alguien es libre, la recepcionista puede trRespusir la llamada, o puede volar a la oficina de esa persona para confirmar que es aceptable reenviar la llamada. Los recepcionistas también pueden transferir llamadas al correo de voz, ya sea a pedido o porque alguien está ocupado. Otra opción es el estacionamiento, donde la recepcionista coloca a la persona que llama a espera para esperar a que se despeje una línea. Las consolas asistentes también pueden permitir parches en llamadas de tres vías, llamadas de conferencia, etc.
.Históricamente, las consolas asistentes eran consolas físicas con recepcionistas de botones utilizados para transferir llamadas y hacer otros cambios en el sistema. Algunos requerían el cambio manual, mientras que otros permitieron que un técnico programara el sistema para enrutar las llamadas adecuadamente. Las consolas de asistente modernas a menudo toman la forma de software de computadora que la recepcionista puede usar para controlar las líneas telefónicas. El software también puede hacerse cargo de la automatización cuando una recepcionista no está disponible o el negocio está cerrado.
El enrutamiento rápido y apropiado de las llamadas telefónicas puede ser importante para el servicio al cliente. Las personas que llaman a un negocio pueden esperar ser respondidas por una persona y enviadas a través de un sistema por operadores en vivo. La consola asistente crea un mecanismo para manejar llamadas de la manera más rápida y eficiente posible. También puede ser útil para una recepcionista que necesita vigilar quién está en la oficina y qué está haciendo, ya que un sistema informático puede permitir a los trabajadores establecer un estado como "fuera del almuerzo" o "en una reunión" que la recepcionista puede usar para determinar si, y cuándo, las personas están disponibles.
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