¿Qué es el correo de voz automatizado?
El correo de voz automatizado es un tipo específico de sistema de mensajería telefónica. Similar a la recepción de mensajes telefónicos por un contestador automático, el correo de voz automatizado entrega un mensaje de voz digitalmente y sin el uso de equipos independientes adicionales. Una vez que un mensaje, también conocido como mensaje de correo de voz, se almacena en un servidor, los destinatarios previstos pueden recuperar esos mensajes iniciando sesión en un sistema por teléfono y escuchando la reproducción de una grabación de voz.
Más allá de ofrecer la capacidad de enviar y recibir mensajes de voz, el correo de voz automático también funciona como una forma de enrutar las llamadas entrantes. Esto se usa comúnmente en empresas y organizaciones con múltiples empleados o departamentos. Al ofrecer a las personas que llaman múltiples opciones de correo de voz, las personas pueden seleccionar cómo guiar sus llamadas a las partes correspondientes. Esto se hace seleccionando una o más indicaciones que requieren que las personas que llaman presionen los números correspondientes en el teclado de marcación de un teléfono antes de que se reenvíe una llamada.
A veces denominado bancos de voz, el correo de voz automatizado se usa comúnmente en el lugar de una persona en vivo asignada para responder llamadas entrantes, atender mensajes y enrutar llamadas. Si bien las empresas aún emplean a recepcionistas y operadores telefónicos de manera rutinaria, a menudo se utiliza el correo de voz automatizado para llamadas fuera del horario de atención o para recibir mensajes cuando un empleado se ha alejado de su escritorio. Los mensajes de correo de voz evitan que las personas que llaman reciban señales de ocupado o evitan que el teléfono suene de manera prolongada cuando una persona no puede contestarlo. Al mismo tiempo, las personas que llaman pueden dejar mensajes sobre la naturaleza de su llamada, así como su mejor información de contacto para que el motivo de su llamada pueda abordarse mediante una llamada devuelta.
Además del uso profesional, el correo de voz automatizado es una característica común en la mayoría de los teléfonos celulares personales y a menudo se usa en sistemas de telefonía fija residencial y telefonía VoIP. Ciertos tipos de sistemas de búsqueda también ofrecen una opción de correo de voz, al igual que las compañías que ofrecen números de teléfono virtuales. No es raro que una persona tenga más de un dispositivo o número de teléfono con una cuenta de correo de voz asociada para recopilar mensajes entrantes.
Si bien un correo de voz automatizado se usa principalmente para enrutar llamadas y recolectar mensajes telefónicos, los mensajes salientes también se pueden grabar. Dichos mensajes generalmente incluyen solicitudes para que la persona que llama deje un mensaje después de que se lo solicite mediante un tono especial, pero muchos mensajes salientes contienen información pertinente que los usuarios pueden encontrar útil en los negocios o para el conocimiento personal. Los ejemplos incluyen mensajes de correo de voz automatizados salientes sobre eventos especiales, el paradero de un empleado o mensajes importantes de servicio al cliente.