Comment choisir le meilleur logiciel de processus métier?
Les logiciels de processus métiers permettent à l'entreprise d'impliquer plus facilement les utilisateurs dans la gestion des processus métiers critiques et d'optimiser les processus métiers. Lors du choix d'un progiciel de processus métier, il est important de choisir un produit capable d'améliorer la refonte des processus métier tout en rationalisant les processus existants. Pour faire le bon choix, vous devez d’abord prendre en compte les processus qui sont importants pour l’entreprise. Ensuite, considérez les produits qui utilisent la conception la plus conviviale, en gardant à l’esprit l’atmosphère d’équipe qui règne dans la plupart des sociétés modernes. Enfin, il est essentiel que le département des technologies de l'information (TI) associe un produit qui fonctionne de manière transparente avec l'architecture existante, mais qui soit évolutif.
La première étape dans le choix d'un logiciel de processus métier devrait être la plus simple, mais l'inverse est souvent vrai. Les entreprises créent normalement des équipes de prise de décision faisant appel aux employés de tous les départements de l'entreprise. Ces employés doivent comprendre les processus importants pour l'entreprise. La réalité est que les personnes de différents départements ont souvent des points de vue divergents sur ce qui constitue ou non un processus important. Il est donc sage d'inclure un consultant externe familiarisé avec les logiciels de processus métier afin de rationaliser cette partie du processus de prise de décision. Même si un consultant externe ajoute des coûts, il offre également une vue impartiale de l'entreprise et peut suggérer des éléments que l'équipe peut négliger. Cela peut permettre de réaliser des économies à long terme en évitant le recours à des mises à niveau du système, qui peuvent être plus onéreuses après l'achat du progiciel de processus métier.
Une fois la liste des processus établie, l’équipe doit constituer une liste d’outils répondant aux besoins des utilisateurs et du service informatique dans un progiciel de processus commercial. Cela devrait inclure des composants sociaux pour la collaboration en équipe, y compris la messagerie instantanée, les wikis et les blogs. Les équipes de gestion des processus métiers auront besoin d’espaces personnalisés de collaboration et pourront ajouter de nouveaux membres sans avoir besoin de consulter le service informatique. En outre, les processus opérationnels doivent être faciles à documenter, grâce à l'utilisation d'une administration d'images, de documents et d'enregistrements, ainsi que d'un suivi Web et d'un suivi des processus opérationnels.
Une fois que la liste des processus et des outils est terminée, le service informatique dresse la liste de ses exigences pour le logiciel de processus métier. Le service informatique doit pouvoir ajouter et exécuter rapidement de nouveaux modules en cas de besoin, ainsi que pour surveiller et modifier les processus métier existants. Au fur et à mesure que de nouveaux processus métier sont développés, le service informatique devrait être en mesure de les mettre en œuvre rapidement avec un temps d'immobilisation faible, voire nul. Le serveur de processus métier doit bien s'intégrer au réseau existant et aux plateformes d'applications. Enfin, le service informatique doit rechercher la fiabilité et l'évolutivité, tout en réduisant l'utilisation du réseau.
Si la décision est prise correctement, le logiciel de processus métier que vous choisissez sera un composite de tous les éléments critiques de la mission et du plus grand nombre de «souhaits» possibles. Pour garantir cette combinaison, il est important d'impliquer tous les départements, en particulier le département informatique, et de respecter les besoins de tous les départements. Un consultant externe peut rendre cela plus facile, en gardant tout le monde honnête. Le produit choisi doit être un produit facile à utiliser, qui rendra l’entreprise plus efficace et donc plus rentable.