Comment choisir le meilleur logiciel de workflow de documents?
Le flux de travail de document décrit le processus par lequel un document passe dans les opérations normales d'une organisation. Par exemple, le flux de production de documents d'une entreprise de fabrication peut commencer par un modèle conçu par des ingénieurs, qui est ensuite transmis à un professionnel qui crée une nomenclature basée sur cette conception. Une fois que les coûts et les fournisseurs sont déterminés par un professionnel, il ou elle peut ensuite transmettre ce document à un responsable ou à un professionnel qui peut modifier et approuver la commande. Les professionnels qui utilisent un logiciel de workflow de documents sont soucieux de créer un processus clair et transparent pouvant être automatisé et pouvant aider une organisation à devenir plus efficace. Pour choisir le meilleur logiciel de gestion des documents, il peut être utile de prendre en compte les besoins de votre organisation, la qualité du logiciel et de déterminer les modes d'accès les mieux adaptés à vos besoins.
Certains types de logiciels de flux de travail de documents permettent aux utilisateurs d'accéder aux modèles de documents et peuvent être synchronisés avec les systèmes de messagerie. Ainsi, les utilisateurs peuvent automatiquement joindre des documents à des courriers électroniques. Ces systèmes de base permettent également aux gestionnaires de flux de travaux de créer des systèmes simples comportant un ensemble d’étapes par lesquelles un document doit passer. Ces systèmes conviennent parfaitement aux petites entreprises qui s’occupent principalement du flux de travail interne des documents.
Un logiciel de flux de travail de document plus complexe permet aux utilisateurs de créer leurs propres modèles et de générer des rapports sur l'efficacité d'un processus de flux de travail. Ces systèmes peuvent également permettre aux utilisateurs de créer des interfaces client. Les clients qui souhaitent passer des commandes ou des applications peuvent accéder à ces interfaces. Ce type de logiciel est souvent privilégié par les professionnels dont les systèmes de workflow s'étendent au-delà des travaux intérieurs d'une organisation.
La convivialité, la précision des rapports et la capacité à fonctionner sans dysfonctionnements sont des facteurs pouvant influer sur la qualité. Quelques conseils pour choisir un logiciel de traitement de documents de haute qualité consistent à demander des recommandations à des collègues d’un secteur similaire. De nombreux professionnels trouvent que les publications spécialisées sont d'excellentes ressources pour fournir des examens approfondis et des évaluations de divers types de logiciels.
En général, il existe deux modes d'accès différents pour les logiciels de gestion de documents. D'une part, les grandes entreprises peuvent préférer acheter des logiciels pouvant être installés sur les ordinateurs d'un réseau d'entreprise. Dans ces cas, une entreprise possède un logiciel et est responsable de la mise à jour des fonctionnalités et de la sécurité.
Les petites entreprises peuvent bénéficier de logiciels à la demande. C'est un logiciel auquel les utilisateurs peuvent accéder en ligne. Les logiciels à la demande exigent normalement qu'une organisation paie des frais d'utilisation. L'un des avantages de cette méthode d'accès est que les utilisateurs peuvent compter sur un hôte logiciel pour mettre à niveau la sécurité et les fonctionnalités, ce qui permet de réduire la dépendance vis-à-vis des techniciens en informatique.