Comment choisir la meilleure téléconférence gratuite?
Bien que tout le monde n’en soit pas conscient, certains services de téléconférence audio sont proposés gratuitement par le fournisseur. Bien que la téléconférence ne soit pas strictement gratuite, ces programmes ne facturent aucun type de frais d’utilisation de la ligne et n’envoient aucun type de facture à l’organisateur de la conférence ou aux participants. À l’aide des services d’appel interurbain, il est possible de tenir une téléconférence à tout moment, simplement en avertissant ceux qui doivent y assister. Choisir le meilleur de ces options de téléconférence gratuite nécessite de porter une attention particulière à trois éléments clés.
Tout d'abord, vous voulez vous assurer que le fournisseur de téléconférence gratuit que vous sélectionnez a la capacité de ligne pour le type de téléconférence que vous menez. Certains fournisseurs gratuits limitent le nombre de lignes pouvant être incluses dans une session de conférence donnée, tandis que d'autres fournissent des lignes selon le principe du premier arrivé, premier servi. Si vous avez tendance à tenir vos conférences en dehors des heures de pointe et que vous ne réunissez pas plus de huit à dix participants par appel, il y a très peu de chances que tout le monde se présente pour se rendre à la conférence. Les personnes qui ont besoin de plus de lignes et utilisent le service pendant les heures normales doivent s’assurer de connaître la politique du fournisseur en matière d’utilisation en ligne avant de créer un compte.
Une deuxième considération essentielle est le support client lors d'une conférence. La plupart des services gratuits n'offrent l'assistance d'un opérateur que moyennant des frais supplémentaires. Quelques-uns offrent une assistance limitée pendant un appel, une fonctionnalité qui pourrait s'avérer utile de temps à autre. Déterminez les éventuels frais d’assistance de l’opérateur avant de souscrire à un service.
La limitation de la durée d'une conférence est un autre facteur important à prendre en compte lors de l'évaluation de différentes solutions de téléconférence gratuites. Certains services limitent les conférences à deux heures tout au plus, tandis que d'autres n'autorisent pas la poursuite d'une session pendant plus de quatre ou cinq heures. Si vous tenez des conférences plus d'une heure normalement, cela ne constituera pas un problème majeur, bien qu'il soit utile de savoir combien de temps un appel peut durer peut être utile en cas d'urgence.
Vous voudrez peut-être aussi examiner des fonctionnalités telles qu'une liste de présence après appel ou des options d'enregistrement. La liste après appel inclurait les numéros de téléphone des participants, les heures d’entrée et de sortie de chaque ligne et le nombre total de minutes utilisées pour la conférence. Pour ce qui est de l’enregistrement, cette fonctionnalité sera probablement facturée à un faible coût, mais il est fort probable que des frais forfaitaires uniques ne soient engagés. Écouter des enregistrements de la conférence serait traité comme une ligne accédant à une téléconférence, la seule dépense étant les frais d’interurbain facturés à l’auditeur par son fournisseur de service téléphonique.
La téléconférence gratuite est une excellente option pour les petites entreprises ou toute entité qui doit surveiller ses dépenses de près. Le coût peut être complètement éliminé si les participants disposent de forfaits interurbains forfaitaires leur permettant de faire des appels interurbains illimités n'importe où dans le pays ou utilisant un service téléphonique Internet ne comportant pas de frais d'interurbain. Bien qu'elle ne soit pas aussi riche en fonctionnalités que les options de téléconférence payantes, la téléconférence gratuite mérite certainement d'être envisagée si vous n'avez besoin de rien de plus que de réunir un petit groupe de personnes pendant une heure environ.