Comment choisir les meilleurs outils d'analyse des écarts?
Certains des meilleurs outils d’analyse des lacunes sont les données, les enquêtes et les résultats de la discussion, qui ont été compilés avec efficacité. Habituellement, ces outils sont utilisés conjointement lors du processus de collecte, d’organisation et de présentation des données. La combinaison de ces méthodes peut donner à une organisation une idée claire de ce qui doit être fait pour combler le fossé entre son statut actuel et ses objectifs. Selon le type et la quantité d'informations à analyser, certains logiciels peuvent également faciliter le processus.
Lors du choix des outils d'analyse des écarts, il est conseillé de déterminer quels éléments seront étudiés. Si un petit nombre de problèmes doivent être analysés, la saisie des données dans un tableur suffira généralement. Pour une analyse couvrant un large éventail d’éléments, un logiciel peut fournir l’organisation et la puissance de traitement supplémentaires nécessaires pour traiter davantage d’informations.
L’effectif d’une entreprise est l’un des outils d’analyse des écarts les plus efficaces. Des discussions approfondies sur le statut de l'entreprise en petits et grands groupes peuvent aider une organisation à rassembler les données nécessaires à une analyse efficace. Les responsables d’un effort d’analyse des écarts peuvent également trouver des informations utiles lors de conversations individuelles avec les travailleurs concernés. Ces conversations peuvent être des réunions avec un ou plusieurs groupes de discussion ou des entretiens plus formels.
Les enquêtes sont également souvent des outils puissants d’analyse des écarts. Ils peuvent être utilisés pour déterminer les problèmes communs dans et entre les services et ceux qui concernent l’ensemble de l’entreprise. Selon le format de la question, les enquêtes peuvent fournir des informations qualitatives, des données quantitatives, ou les deux. Les données quantitatives peuvent également être organisées sous forme de graphiques ou de feuilles de calcul afin d'illustrer le statut de l'entreprise par des chiffres. Les données qualitatives peuvent révéler quels types de tendances négatives existent dans l'entreprise, tels que des éléments qui causent constamment des problèmes ou des difficultés difficiles à surmonter.
Une fois les données collectées, les feuilles de calcul ou les logiciels peuvent s'avérer des outils utiles pour organiser les informations de manière à ce qu'elles puissent être analysées de manière approfondie. Une feuille de calcul peut être remplie de données à examiner, soit sur la feuille elle-même, soit à intégrer aux fonctions du programme permettant de créer des graphiques, des diagrammes et d'autres supports visuels. Les graphiques peuvent être un moyen particulièrement utile de démontrer l'écart entre le statut d'une entreprise et ses objectifs dans les réunions ou les rapports. Les logiciels conçus spécifiquement pour différents types d’analyses des écarts peuvent remplir une fonction similaire pour des corps d’informations plus vastes ou plus complexes.