Comment choisir le meilleur système de contrôle de gestion?
L'utilisation d'un système de contrôle de gestion permet à une entreprise de rassembler et d'évaluer des informations pour prendre des décisions organisationnelles. Les décisions prises affectent souvent de vastes zones de l'entreprise, telles que les départements des ressources humaines, de la production ou des finances. Les meilleurs conseils pour la sélection d'un système de contrôle de gestion incluent une analyse de la structure organisationnelle actuelle, la détermination de l'objectif du système et l'utilisation de travailleurs spécifiques pour le faire fonctionner. D'autres facteurs peuvent également s'appliquer en fonction du moment et du secteur d'activité de l'entreprise. La mise en œuvre de ces systèmes peut prendre un certain temps.
La structure organisationnelle actuelle d'une entreprise définit les rôles et les responsabilités de chaque poste au sein d'une entreprise. Les rôles définis vont généralement du plus haut dirigeant au plus bas des travailleurs; un système de contrôle de gestion modifiera probablement cette structure. Les dirigeants devront peut-être examiner la structure et décider quels postes peuvent changer dans le nouveau système. La conception de la structure peut également changer. Par exemple, la société peut passer de l’orientation produit à l’activité.
Décider de l'objectif du système de contrôle de gestion est un autre facteur de ce processus. Une entreprise peut décider d'utiliser le système en tant qu'agent de changement ou en tant que système d'aide à la décision. Un système d’agent de changement indique souvent à une entreprise comment modifier son système. Les systèmes d’aide à la décision sont étroitement liés à la méthodologie des agents de changement. L’équipe de direction d’une entreprise a souvent besoin de nombreuses informations sur ses décisions, ce qui conduit à la définition du système de contrôle de gestion.
Certains travailleurs d'une entreprise peuvent être plus aptes à utiliser un système de contrôle de gestion que d'autres. Ces systèmes nécessitent souvent des tâches spécifiques et certains niveaux d’éducation pour mener à bien les activités du système. Dans de nombreux cas, une entreprise peut découvrir des travailleurs qui rechignent au changement provoqué par le système de contrôle. Un changement important dans les activités d'une entreprise peut nécessiter le recours à un consultant externe. Le consultant peut aider l’entreprise à mettre en place le système de contrôle et à le faire fonctionner correctement.
Les contrôles internes font souvent partie intégrante d’un système de contrôle de gestion. Ces contrôles empêchent une entreprise de mettre en œuvre un système qui ne protège pas ses opérations actuelles. Par exemple, demander à un travailleur d'effectuer des tâches étroitement liées peut entraîner une violation de la séparation des tâches. Cette séparation empêche les travailleurs de compromettre le système et d'utiliser les ressources de l'entreprise à des fins personnelles. Les contrôles internes permettent également de s’assurer que l’entreprise respecte les réglementations internes.