Comment choisir le meilleur service de paie en ligne?
Le service de paie en ligne signifie la paie à la demande, à tout moment et n'importe où, aussi longtemps que vous avez accès à Internet. Le meilleur fournisseur de services de paie en ligne devrait être en mesure de traiter la paie et les autres rapports associés dans les délais les plus brefs possibles, dans les délais impartis ou mieux. La paie et les rapports doivent être sans erreur. Il devrait également disposer du temps le plus court possible pour corriger les erreurs inévitables. Avant tout, le service de paie en ligne doit être convivial.
Au-delà des considérations de base, le choix du fournisseur de services de paie en ligne sera généralement affecté par les besoins de gestion de la paie de votre organisation. Votre entreprise peut souhaiter que le système de traitement de la paie prenne en charge des services de base, tels que le calcul du chèque de paie et les taxes dues par chaque employé, l’impression et le paiement des chèques et la préparation des rapports de gestion. Dans le cas contraire, votre entreprise peut choisir de regrouper des services supplémentaires liés à la paie, notamment les retenues d'impôt à la source et le traitement des problèmes liés au système d'information des ressources humaines. En règle générale, vous devrez évaluer soigneusement vos besoins en matière d'administration de la paie afin de déterminer les ajouts dont vous avez besoin, en plus du service de base offert par chaque fournisseur. Ces fonctionnalités supplémentaires peuvent vous coûter plus cher à moins que le fournisseur ne les propose dans le cadre d'un package standard.
Le meilleur service de paie en ligne devrait généralement avoir un support client supérieur. Le personnel du service clientèle peut même avoir besoin d'être disponible après les heures normales de bureau pour répondre aux préoccupations téléphoniques. Ce personnel devra généralement être en mesure de répondre rapidement aux requêtes par e-mail sans nécessiter de suivi, car les problèmes de paie sont souvent urgents et nécessitent une attention immédiate. Vous voudrez peut-être appeler le service d'assistance téléphonique du fournisseur que vous envisagez à différents moments de la journée pour vérifier la disponibilité et la réactivité du personnel du service clientèle.
Effectuer une recherche du meilleur fournisseur de services de paie en ligne pourrait être une tâche critique et prendre beaucoup de votre temps. Cependant, vous pouvez rationaliser le processus de sélection en vous fiant à l'expérience de vos pairs dans d'autres organisations, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du secteur dans lequel vous travaillez. Il existe également des sites Web organisés par des praticiens de la gestion des ressources humaines qui publient des blogs sur leurs expériences avec le service de paie en ligne qu'ils ont choisi. Certains sites comparent et évaluent même les principaux fournisseurs. Une démonstration en direct utilisant des données factices ou réelles peut également être réalisée pour donner une idée réelle du service de paie proposé.
Quel que soit le fournisseur que vous choisissez, vous devrez généralement vous assurer de lire les copies imprimées du contrat et de vérifier la clause d'indexation des prix et les autres termes et conditions du service. Vérifiez la référence commerciale pour valider les antécédents du fournisseur. Assurez-vous également que le fournisseur dispose de suffisamment de ressources pour répondre rapidement aux besoins de ses clients actuels, y compris le vôtre.