Comment choisir le meilleur workflow de publication?
Le processus de publication décrit le chemin emprunté par un document de la phase d’écriture à la publication. Le meilleur flux de publication pour votre entreprise dépend de la taille et de la composition de votre personnel. Votre système est limité par les limitations de votre processus d'impression et de votre logiciel de publication. Il est également important de choisir un processus de workflow de publication pouvant passer par différentes formes de communication. Votre choix de flux de travail doit équilibrer préoccupations budgétaires, efficacité et précision.
La taille de votre lieu de travail dictera votre processus de flux de travail de publication idéal. Tout votre personnel peut être impliqué dans l'édition de documents écrits dans un petit bureau. Ce flux de travail impliquerait un "round robin" de modifications suivi d'une remise à l'imprimante. Les grandes entreprises disposent souvent d'une hiérarchie accrue dans la gestion du flux de travail créatif. Votre flux de publication dans un grand bureau peut impliquer l'envoi d'un brouillon à un éditeur de copie, à un éditeur de section et à un éditeur avant impression.
Le meilleur flux de travail pour votre entreprise doit anticiper les changements de personnel. Votre flux de travail devrait être facilement expliqué aux nouveaux employés impliqués dans les publications. Les rédacteurs temporaires, les rédacteurs et les graphistes devraient pouvoir s’intégrer facilement au processus. Une bonne règle pour choisir le meilleur flux de publication consiste à concevoir un processus qui puisse être expliqué au lecteur moyen de votre publication.
Vous devez tenir compte du logiciel utilisé par votre équipe de publication lorsque vous développez un diagramme de flux de travail. Votre système de flux de travail peut ralentir considérablement si vos rédacteurs, vos éditeurs et votre équipe d'impression utilisent différentes versions du même logiciel. Ce problème est aggravé lorsqu'un rédacteur utilise un logiciel de publication incompatible avec votre logiciel de bureau. Votre processus de publication devrait anticiper ces problèmes en exigeant la compatibilité de tous les intervenants.
Votre modèle de flux de travail idéal peut être utilisé avec votre approche d'impression actuelle. Si vous utilisez l'impression offset, vous devrez probablement créer des sessions de révision et d'édition supplémentaires dans votre diagramme de flux de travail. Votre flux de publication peut être plus compact avec les services d'impression à la demande, mais le coût de chaque unité est supérieur à celui de l'impression offset. La taille et la fréquence des publications doivent également informer votre analyse de flux de travail. Vous pouvez effectuer des corrections avec les journaux quotidiens et les mémos plus facilement qu'avec les rapports annuels.
Votre système de flux de travail doit également être conçu pour résister aux perturbations des communications et de la livraison des documents. Votre diagramme doit indiquer aux éditeurs de conserver des copies numériques et imprimées des publications en cas de panne de courant. Le processus de publication doit également anticiper les pannes de réseau qui déconnectent les équipes d'écriture de leurs imprimantes. Vos équipes de rédaction et de révision doivent utiliser des lecteurs portables, des ordinateurs portables et des impressions fréquentes pour livrer les publications à temps.