Comment choisir le meilleur logiciel de bon de travail?
Utiliser des formulaires de commande papier pour une entreprise peut être un moyen efficace de prendre et de classer des commandes, mais ces formulaires sont facilement perdus, brouillés ou oubliés. Avec le logiciel de commande de travail, toutes les commandes sont créées et stockées électroniquement, elles sont donc bien organisées et faciles à extraire. Un bon logiciel de commande de travail doit contenir plusieurs éléments essentiels pour en faire le meilleur logiciel possible. Ces éléments comprennent un système de classement sophistiqué qui permet de classer les fichiers par date, par priorité et par client; et des outils de planification, afin que l’employé qui passe la commande puisse planifier le nouveau travail en même temps que les travaux existants. Un système de reporting qui indique aux administrateurs qui travaillent sur le travail et l'avancement de ce travail est également utile, de même que les capacités mobiles si l'entreprise dispose de travailleurs sur le terrain.
Une fois la commande passée, elle est archivée électroniquement dans le logiciel de commande de travail. Si le logiciel ne dispose pas d'un système de classement sophistiqué, il est possible que les administrateurs perdent la commande. Les bons programmes auront la possibilité d'afficher toutes les commandes en fonction du moment où elles ont été effectuées, de leur priorité et du client. Cela permet aux administrateurs d'examiner rapidement chaque commande de travail et de s'assurer que tout le travail est terminé et non oublié.
Dans la plupart des entreprises de services, la planification est primordiale, car les clients veulent le service le plus rapide et le plus efficace. Les outils de planification du logiciel de commande de travail aideront l'administrateur à vérifier toutes les tâches existantes et à planifier une nouvelle tâche pour une date et une heure données, voire même un certain ouvrier. En maintenant un calendrier global, l'entreprise peut être sûre que tous les travaux sont réalisés rapidement.
Le logiciel de commande de travail avec fonctions de rapport permet aux utilisateurs de visualiser les commandes en fonction de leur progression, du montant des gains réalisés pour chaque travail et des personnes ayant travaillé sur la commande. L'un des avantages de cette fonctionnalité est que les administrateurs peuvent indiquer si leur entreprise se porte bien ou mal, en fonction du nombre d'emplois et du montant des gains réalisés. Cela aide également l’entreprise à voir si les travaux sont bien effectués, en fonction du temps qu’il faut pour les terminer. Si une tâche est mal effectuée dans un travail, cette fonction de création de rapports permet également aux administrateurs de vérifier qui a été affecté à la commande, de sorte que des mesures puissent être prises à l'encontre de l'employé approprié.
Un logiciel de commande de travail avec des capacités mobiles sera utile aux entreprises ayant des travailleurs sur le terrain, mais probablement pas à celles travaillant sur des commandes exclusivement en interne. Grâce aux capacités mobiles, le programme de travail peut envoyer des informations sur les travaux au téléphone portable de l'employé. De cette façon, s'il y a un nouvel emploi ou si quelque chose change à propos de l'emploi actuel, l'employé peut en être rapidement informé.