Comment créer un numéro de paie?
Un numéro de paie est une information spécifique utilisée dans le système de paie d'une entreprise. Le numéro permet à une entreprise de suivre les employés grâce à l'utilisation du numéro plutôt que d'un nom ou d'un autre identifiant. Le numéro de paie est généralement une information interne créée par l'entreprise à l'aide de son logiciel de paie. La société peut créer sa propre combinaison de lettres et de chiffres ou permettre au logiciel de créer des chiffres lui-même. La création d'un numéro doit inclure des chiffres permettant à l'entreprise de différencier les employés en fonction du nombre seul.
La plupart des services ou logiciels de paie permettent à une entreprise de créer son propre numéro de paie pour chaque employé. En raison de cette flexibilité, une entreprise devrait envisager d'utiliser un préfixe descriptif pour chaque groupe d'employés. Une option, par exemple, consiste à utiliser trois chiffres ou lettres pour définir le département. Les lettres ACC ou les chiffres 200 peuvent représenter le service de la comptabilité; PRO ou 300 peut être le département de production. Des sous-groupes peuvent également exister dans ces catégories si l'entreprise décide d'utiliser un numéro.
Une fois que l'entreprise a choisi le préfixe du numéro de paie, les autres numéros tombent normalement dans l'ordre. Par exemple, ACC00001 peut être le point de départ pour les numéros de paie dans le service de comptabilité. La seconde moitié du numéro peut contenir autant de chiffres que nécessaire pour couvrir tous les employés du service. Chaque numéro de paie pour tous les départements a généralement la même combinaison de lettres et de chiffres. Avoir la même taille de combinaison est nécessaire pour éviter toute confusion dans le système de paie.
Le département des ressources humaines est souvent responsable de la création de ce numéro. Dans certains cas, le service des ressources humaines peut avoir besoin de l’approbation du propriétaire ou de la direction lors de l’attribution de numéros. Cela permet aux propriétaires et aux dirigeants d’avoir leur mot à dire sur les informations contenues dans la paie. La direction peut également avoir son mot à dire sur la création de chiffres ou leur utilisation dans l'entreprise. L'approbation peut également être nécessaire si l'entreprise crée un nouveau service dans le système de paie.
Une entreprise qui utilise un service d'impartition de la paie peut ne pas avoir besoin de créer un numéro de paie. La société sous-traitante le fera elle-même sur la base de son système de paie. Il suffit aux entreprises de saisir un numéro de paie correspondant à celui de la sous-traitance. Le service de paie gère la majeure partie des tâches de paie, ce qui leur donne la possibilité et la liberté de créer des numéros de paie. Toute correspondance et information concernant un employé nécessite généralement l'utilisation de ce numéro.