Comment configurer une salle de vidéoconférence?
Une salle de vidéoconférence est principalement utilisée pour permettre aux personnes de communiquer entre elles par le biais de transmissions vidéo et audio. Un appel vidéoconférence est différent d'un appel vidéophone car il implique un groupe de personnes et non deux personnes seules. Étant donné que plusieurs personnes sont impliquées, les personnes prenant part à la télécommunication devront souvent utiliser une salle de vidéoconférence. Cette salle doit être conçue et aménagée de manière appropriée, afin que chacun puisse être vu et entendu pendant la réunion. Il existe de nombreuses façons différentes de mettre en place une salle de vidéoconférence, et le nombre de personnes et le but de la réunion déterminent généralement le type d'arrangement le plus approprié.
Lorsque la salle de vidéoconférence est suffisamment grande et que moins de 15 personnes y assistent, une salle de vidéoconférence en forme de U peut être configurée. Ce type de configuration comprend généralement trois tables, toutes reliées les unes aux autres, qui ont la forme d’un U. La ou les personnes avec lesquelles le groupe communique par télécommunication est généralement visible sur un écran de télévision ou d’ordinateur à la partie ouverte du U. Les participants à la réunion sont assis à l’extérieur des tables pour pouvoir facilement regarder, communiquer et prendre des notes.
Pour les vidéoconférences réunissant 16 personnes ou plus, la majorité du temps, il est plus avantageux de préparer la réunion dans un auditorium. Bien que ce type de configuration ne permette pas beaucoup d’interaction entre tous les participants, un microphone d’audience peut être utilisé pour poser des questions. Cette configuration permet également à tous les participants de visualiser facilement l’écran vidéo, qui est généralement installé à l’avant de la salle de l’auditorium.
Quel que soit le type de conception dans lequel une salle de vidéoconférence est installée, il est important que la salle ne présente aucune surface brillante ni, plus important encore, aucun verre. Si la pièce a des fenêtres, des stores sombres devraient les couvrir. Les surfaces brillantes, le verre et les fenêtres ont tendance à refléter non seulement la lumière, mais aussi le son, ce qui empêche les personnes à l'autre bout de voir et d'entendre.
Plusieurs autres astuces peuvent vous aider à configurer une salle de vidéoconférence. Un microphone suffit pour trois personnes assistant à une vidéoconférence. Chaque fois qu'une présentation avec une seule personne a lieu, un microphone à revers doit être utilisé. La couleur rouge ne doit être trouvée dans aucun décor ni aucune personne trouvée dans une salle de vidéoconférence, car cela provoquerait des scintillements sur la vidéo. La plupart des salles de vidéoconférence nécessiteront une à trois caméras, avec toutes les caméras, les écrans vidéo et les moniteurs éloignés des sources de lumière.