Que sont les documents de soumission?
Enchérir sur un contrat de tout type peut être un processus très concurrentiel. Que les soumissions soient acceptées par tout fournisseur de services pertinent ou ne puissent être présentées que sur invitation, les informations demandées dans le dossier d'appel d'offres doivent être complètes. Il est basé sur les matériaux mêmes qu'une entreprise ou une autre organisation utilisera pour prendre une décision relative à un contrat. Les documents de soumission ne sont peut-être pas le seul facteur de décision, car les meilleurs soumissionnaires sont souvent invités à des entretiens en direct pour rationaliser la sélection. Toutefois, sans ces soumissions, de nouvelles relations commerciales pourraient ne jamais être nouées.
Dans le cas où une organisation sait déjà quels fournisseurs de services prendre en compte pour un contrat, elle peut distribuer un appel d'offres aux parties concernées. Même avec cette manifestation d'intérêt officielle, le soumissionnaire doit suivre certaines procédures, sinon il pourrait être en danger de perdre son compte. Une liste restreinte de candidats peut être sélectionnée à l’avance sur la base de relations commerciales antérieures ou de critères très spécifiques qui sont établis dès le début du processus de candidature. Ce groupe peut être réduit davantage avant la sélection finale sur la base des documents de soumission présentés.
Les documents de soumission doivent être soumis dans le format que l'entreprise d'embauche préfère. Cette exigence pourrait consister à envoyer des documents par voie électronique, par courrier traditionnel, ou les deux. Si un tiers consultant participe au processus de recherche, il peut également être nécessaire d'envoyer les documents d'appel d'offres à cette personne. Il est possible que la société d’embauche fournisse un type de modèle de candidature ou accepte les documents originaux soumis par les candidats.
Une entreprise d’embauche ou son consultant doit préciser les informations nécessaires dans les documents de soumission. Ce schéma peut être proposé dans un appel d'offres ou dans une demande de proposition, ce qui est davantage une invitation ouverte à recevoir des offres. En outre, la date limite de soumission des propositions devrait être clarifiée, ce qui pourrait inclure non seulement une date, mais également une heure précise à laquelle les documents de soumission doivent être reçus. Les questions relatives à un appel d'offres ou à une demande de proposition peuvent également avoir des dates limites, et les réponses à ces questions peuvent être publiées pour que tous les candidats puissent les consulter.
Les détails inclus dans les documents de soumission seront basés sur le type de service demandé. En finance, un gestionnaire de portefeuille ayant soumissionné pour un contrat devra probablement fournir le montant d'argent supervisé par l'entreprise en plus du rendement des investissements antérieurs. Même si un fournisseur de services est libéré d'un contrat, cette entreprise peut être invitée à soumettre une nouvelle demande et à soumettre à nouveau des documents à une date ultérieure.