Que sont les procès-verbaux d'entreprise?
Les procès-verbaux d’entreprise sont des notes documentées sur les problèmes discutés au cours d’une réunion d’affaires. Les procès-verbaux d’assemblées de ce type sont généralement préparés pour un large éventail d’événements tels que les assemblées d’actionnaires et d’administrateurs. Les documents d'entreprise de ce type sont généralement examinés et modifiés, le cas échéant, lors de réunions ultérieures, et font partie des documents permanents conservés par la plupart des entreprises.
Un large éventail d'informations peut être inclus dans un ensemble de procès-verbaux d'entreprise. En règle générale, les détails fournis porteront sur l’enregistrement précis de discussions sur différents sujets liés au fonctionnement de l’entreprise. Les exemples courants d’éléments de ligne figurant dans les procès-verbaux des sociétés incluent la discussion, l’adoption ou la modification de plans et procédures d’activités, l’élection et la reconnaissance de nouveaux dirigeants dans la société et les décisions d’émission ou de vente d’actions. Même des questions telles que la restructuration des programmes d'avantages sociaux pour les employés ou l'idée de vendre ou de fusionner l'entreprise peuvent être discutées lors de la réunion et documentées dans le procès-verbal officiel.
Dans de nombreuses juridictions, les lois obligent les entreprises à tenir des procès-verbaux de certains types de réunions, telles que les réunions d'actionnaires ou d'administrateurs au cours desquelles des élections ont lieu. Même si la législation locale n'exige pas que les procès-verbaux soient tenus lors de certains types de réunions d'entreprise, de nombreuses entreprises choisissent de le faire afin de créer un historique continu de l'entreprise et de s'assurer que les sujets et discussions clés sont disponibles pour référence à des dates ultérieures. . Étant donné que les procès-verbaux des entreprises sont souvent considérés comme admissibles lors des audiences, il est très important de veiller à ce qu’ils soient exacts et approuvés par ceux qui assistent à la réunion.
Il existe différentes approches pour préparer les procès-verbaux des entreprises. Une approche implique la présence d'une personne formée en tant qu'enregistreur pour prendre des notes pendant la réunion. Plus généralement aujourd'hui, la réunion est enregistrée avec un équipement d'enregistrement audio habituel, ce qui permet de préparer un document texte ultérieurement. Certaines sociétés incluent même des données visuelles dans les procès-verbaux, telles que l'ajout d'une présentation de diapositives aux actionnaires, combinant du texte et des aides visuelles pour fournir un historique plus complet de ce qui s'est passé lors de la réunion.
Dans les deux cas, un relevé de notes officiel est préparé et distribué aux membres du conseil d’administration ou aux actionnaires pour examen. Lors de la prochaine réunion prévue, le procès-verbal est revu et modifié si nécessaire. Le processus actuel d'examen et de modification peut être quelque peu assoupli, même s'il n'est pas inhabituel que certaines entreprises utilisent les procédures parlementaires décrites dans des ouvrages tels que Robert's Rules of Order pour reconnaître, examiner et finalement approuver ou rejeter les suggestions de modification. ou des amendements lors de l’examen du procès-verbal proposé. Une fois que les personnes présentes ont convenu que les procès-verbaux sont complets et précis, ils sont approuvés et font partie des archives officielles de la société.