Que sont les services d'impression gérés?
Les services d'impression gérés font référence à la sous-traitance de l'impression de documents ou à la sous-traitance de machines d'impression de documents. Cela peut être organisé de différentes manières: impression hors site, zone d'impression centralisée sur site, plusieurs zones décentralisées sur site ou une combinaison des deux dernières. Les avantages des services d'impression gérés incluent la réduction de la main-d'œuvre et des coûts.
Lorsque la plupart des gens pensent aux services d'impression gérés, les machines qui viennent à l'esprit tout d'abord sont les photocopieurs et les imprimantes, car ce sont les outils les plus souvent utilisés pour produire des documents imprimés. En fonction de la taille de l'entreprise, une ou plusieurs imprimantes peuvent être nécessaires, ainsi que ces unités pour imprimer en couleur ou en noir et blanc. Il en va de même pour les copieurs. Dans certains cas, des machines à double usage, voire des machines à usages multiples intégrant des options telles que la numérisation ou la télécopie, peuvent constituer le meilleur choix pour une entreprise.
L'achat de ces machines peut être extrêmement coûteux. Certaines entreprises trouvent qu'il est plus rentable de louer les machines d'impression dont elles ont besoin. Plusieurs entreprises offrent ce type de service à des tarifs variables.
Que l’entreprise possède ou loue les machines, les photocopieuses et les imprimantes nécessiteront toujours un service régulier pour assurer leur bon fonctionnement, ainsi que des services d’urgence en cas de défaillance ou d’incident spécifique. Bon nombre des entreprises offrant des contrats de location proposent également ce type de services, sur la base d’un contrat annuel ou pluriannuel. Ces contrats peuvent inclure la fourniture d’un nombre défini de cartouches de toner par période et comprennent probablement un nombre défini d’appels d’incidents ainsi que des rendez-vous de maintenance réguliers.
L'utilisation de tels services sert plusieurs objectifs. Les coûts de service dans le cadre d'un contrat sont généralement considérablement réduits par rapport aux tarifs appliqués pour un seul appel en dehors d'un contrat. La plupart des contrats de services d'impression gérés spécifient une fenêtre dans laquelle une réponse de service doit être effectuée. Cela permet de réduire les temps d'arrêt des équipements. Le fait d’avoir une entreprise de service en garde évite également aux employés peu familiarisés avec l’équipement d’essayer de le remettre en état de fonctionner.
Dans les grandes entreprises, les services d'impression gérés peuvent signifier une zone d'impression centrale sur site ou hors site. Cela peut inclure plusieurs photocopieurs ou imprimantes gérés par un personnel dédié. Ces centres pourraient également offrir des services supplémentaires tels que l’impression grand format, la reliure et le rognage. Le plus souvent, ce type de centre est destiné aux travaux plus importants et fonctionne conjointement avec plusieurs imprimantes ou copieurs disponibles dans tout le bâtiment pour les petits travaux.