Que sont les chèques de paie?
Les entreprises émettent des chèques de paie comme le paiement réel ou le salaire net qu'un employé a reçu de l'employeur après l'achèvement d'une période de travail payée. Un chèque de paie est un instrument financier qui permet aux fonds inscrits sur le chèque d'être débités du compte bancaire de l'employeur et crédités aux employés.
Les chèques de paie peuvent prendre plusieurs formes; chèque physique, virement électronique de fonds, compte de paie électronique ou en espèces. Le droit du travail américain interdit le paiement d'employés utilisant des biens ou d'autres matériaux.
Le montant du chèque de paie est également appelé paiement net. Ce montant est égal au salaire total ou au salaire brut, en fonction du nombre d'heures travaillées multiplié par le taux horaire de la période ou le salaire annuel divisé par le nombre de périodes de paie de l'année. Du salaire brut, des déductions sont prélevées au nom du gouvernement fédéral et des gouvernements des États pour des avantages législatifs, tels que l'impôt sur le revenu, le FICA, le SS, l'impôt sur la santé et l'assurance chômage. Toute prestation supplémentaire comportant des déductions est déduite du salaire brut de chaque période. Le montant restant est le salaire net ou le chèque de paie.
Le droit du travail stipule que les employés ne peuvent être rémunérés que sur une période de paie définie. Les options sont quotidiennes, hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles. Les chèques de paie doivent être émis aux employés pour le travail effectué au cours de la période de paie dans une période donnée à compter de la fin de la période de paie.
Les chèques de paie doivent être signés par un dirigeant dûment autorisé de la société. En cas de faillite d'une entreprise, les chèques de paie sont protégés et doivent être payés avant que toute autre demande de créancier ne soit examinée.
Les chèques de paie physiques deviennent périmés 6 mois après la date du chèque. Si le chèque n'est pas présenté à une institution financière pour y être encaissé pendant cette période, le chèque n'est plus valide. Un chèque de remplacement doit être demandé et émis pour la valeur nominale du chèque original.
Les employeurs qui émettent des chèques de paie ont la responsabilité de fournir des avis de paiement pour chaque chèque de paie. L'avis de paiement doit prouver le paiement brut, toutes les retenues et le nom de l'avantage pour lequel les fonds sont destinés, le salaire net et la période de paie. Le conseil doit être inclus avec tous les chèques de paie, même si le montant est le même sur plusieurs périodes.
Le montant total des retenues gouvernementales doit être résumé à la fin de chaque année civile et un relevé d’imposition doit être remis à chaque employé avant la fin du mois de février de l’année civile suivante. La forme exacte utilisée pour rapporter les informations de paie varie en fonction du type de revenu, de l'état et de sept autres facteurs.
Tous les montants déduits des chèques de paie doivent être remis à l'agence appropriée dans un délai déterminé. Chaque versement doit inclure le montant de la déduction pour employé, le nom de l'employé, la période de paie et le nom de l'employeur. Les retenues d'État et fédérales ont des délais de remise spécifiques et des pénalités sont facturées lorsque les employeurs sont en retard avec leur dépôt. Tout employeur qui déduit des fonds des chèques de paie des employés sans les remettre est passible de poursuites pénales.