Que sont les procédures de passation des marchés?

Chaque organisation qui achète des biens ou des services applique des procédures d’achat standard, les méthodes qu’elle utilise pour acquérir ces biens. Ces procédures couvrent tous les aspects du cycle d'approvisionnement, y compris la sélection du fournisseur, la négociation du contrat, la passation de commande et le paiement. Toutes les entreprises ont mis en place des procédures de passation de marché utilisées pour contrôler les dépenses, s'assurer que les approbations nécessaires sont en place et réduire les risques de paiement en trop. Les achats ou activités d'achat englobent toutes les dépenses, à l'exclusion de la masse salariale, et représentent souvent plus de 50% de toutes les dépenses.

Le principal moteur du développement des procédures de passation des marchés est le contrôle de toutes les dépenses. Les procédures utilisées peuvent varier légèrement, mais seront similaires. Un processus d'approbation approprié implique généralement une séparation des tâches et la participation de cadres supérieurs pour des transactions qui coûteront plus cher qu'un prix spécifique. Une autre procédure d’achat standard consiste à limiter l’accès aux bons de commande et à demander l’autorisation signée d’un responsable autre que celui qui utilise les marchandises. Cette séparation du destinataire des marchandises et de l’approbation vise à garantir qu’un cadre supérieur soit au courant de la commande et puisse confirmer que les produits sont nécessaires et qu’ils seront utilisés aux fins qui s’imposent.

Une autre procédure d'achat courante consiste à créer une liste restreinte de fournisseurs pré-approuvés pour des produits spécifiques. Les fournisseurs sont ajoutés à la liste par le biais d'un processus d'appel d'offres mis en place de manière planifiée. Ce processus est conçu pour être transparent et pour permettre à l'entreprise d'obtenir des rabais sur les prix, de respecter les normes de qualité et de garantir les délais de livraison.

Les risques pour une entreprise qui ne dispose pas de procédures d’achat appropriées sont les dépenses excessives, l’impossibilité d’obtenir un bon rapport qualité-prix et la fraude à l’achat. De nombreuses personnes qui n’ont aucune formation en comptabilité ou en approvisionnement reprochent les étapes d’une demande d’achat. Ces processus sont toutefois conçus pour économiser du temps et de l’argent.

Parmi les autres procédures d'achat courantes, citons la définition de seuils de valeur qui déclenchent différentes activités d'achat. Par exemple, les achats dont le coût dépasse un certain montant peuvent nécessiter l'approbation d'un bon de commande par deux niveaux de direction. Un bon de commande pour un prix beaucoup plus élevé peut nécessiter l'émission d'une proposition.

Dans certains cas, les entreprises peuvent être tenues de défendre leurs contrats d’achat. Si un vendeur qui a participé au processus d'appel d'offres estime qu'il ne lui a pas été donné une possibilité équitable de faire concurrence, une action en justice peut être intentée. Le droit des contrats est une source de nombreuses activités juridiques et les entreprises dotées de procédures de passation de marchés strictes sont les mieux placées pour défendre leurs décisions commerciales.