Que sont les formulaires de proposition?
Il existe trois types de formulaires de proposition utilisés dans les opérations commerciales standard: achat, projet et vente. Toutes ces formes remplissent la même fonction de base, offrant aux utilisateurs une méthode structurée de collecte des informations nécessaires à la prise de décision. La conception réelle des formulaires de proposition varie en fonction du processus métier réel suivi dans chaque organisation. De nombreuses entreprises de papeterie fournissent des modèles de formulaire qui peuvent être un excellent endroit pour commencer des discussions au sein de l'entreprise ou de l'organisation.
Un formulaire de proposition d'achat est souvent utilisé dans les grandes organisations pour suivre les demandes d'achat dépassant une valeur monétaire donnée ou faisant partie d'un type de produit spécifique. Il existe deux sous-types de formulaires de proposition d’approvisionnement: les projets soumissionnés et les demandes d’équipement. Les spécifications détaillées du projet sont incluses dans la demande de propositions. Dans de nombreuses entreprises, les formulaires de proposition sont utilisés pour fournir la même structure à tous les projets d’appel d’offres. Ceci est très important, car toute information fournie à une partie et non à une autre procure un avantage indu.
Un formulaire de proposition de demande d’équipement est souvent utilisé dans les entreprises centralisées. L'utilisateur de l'équipement ou le superviseur du service remplit le formulaire et le soumet au service des achats. Sur le formulaire, l'utilisateur indiquerait ses coordonnées, les spécifications détaillées de l'élément requis, la justification de l'activité et le budget. La plupart des formulaires de proposition comportent des zones de signature pour garantir que toutes les demandes sont correctement examinées et approuvées avant d'être soumises à l'achat.
De nombreuses entreprises d'ingénierie ou d'informatique ont un bureau de gestion de projet centralisé. Un formulaire de proposition de projet est utilisé pour gérer les demandes des utilisateurs, structurer la collecte de données et garantir que toutes les demandes des utilisateurs ont suivi le même processus de travail d'approbation. Tous les projets doivent avoir un sponsor, un département concerné ou un processus métier. Les formulaires de proposition de projet incluent la documentation du défi commercial et le résultat final souhaité du projet. Dans la mesure du possible, le personnel doit fournir une estimation du coût du projet, un échéancier et des économies d’efficacité ou de budget.
Les formulaires de proposition de vente sont utilisés par le personnel de vente entre entreprises au cours du processus d’appel d’offres. Le formulaire de proposition de vente comprend la description du produit, les coûts, les coûts d’installation ou de service, ainsi que le calendrier de livraison. Les détails fournis dans la proposition de vente constituent la base de l'évaluation par le client. Toutes les informations pertinentes doivent être incluses afin que le client puisse comparer les détails de l'offre de vente aux autres propositions qu'il a reçues.