Que sont les lettres de proposition?
Les lettres de proposition sont des lettres d'accompagnement qui sont incluses dans les propositions commerciales afin d'initier les gens à la nature de la proposition et à la société qui en fait la proposition. Comme les autres types de lettres d'accompagnement, les lettres de proposition sont conçues pour informer rapidement le lecteur des informations nécessaires, tout en le persuadant que l'auteur de la lettre est le meilleur choix pour le travail. Dans certains cas, une lettre de proposition doit suivre un format et un style spécifiques, alors que dans d'autres cas, elle peut être de nature plus libre.
Une lettre de proposition type comprend une brève discussion du problème que la proposition est censée résoudre et un aperçu des informations essentielles de la proposition. Les lettres de proposition comprennent généralement une estimation du temps et des coûts, ainsi qu'une brève explication du fonctionnement de la proposition. La lettre de proposition peut également détailler l'expérience, les qualifications et les certifications de la personne ou de la société fournissant la proposition, et peut également inclure l'historique et les informations générales de la société. Dans l’ensemble, le document a un ton persuasif conçu pour encourager le lecteur à consulter les documents de la proposition ci-joints.
Il existe un certain nombre de contextes dans lesquels une lettre de proposition peut être écrite. Lorsqu'une entreprise ou une agence émet une demande de proposition (RFP), les personnes qui y répondent écrivent généralement des lettres de proposition avec leurs soumissions. Une DDP comprend généralement des directives de proposition qui donneront aux gens une bonne idée de ce qui devrait être inclus dans une lettre de proposition, allant des qualifications de l’auteur à une estimation des dépenses qui en découleront. Les ouvrages de référence fournissant des informations sur la correspondance commerciale contiennent souvent plusieurs exemples de propositions afin que les lecteurs puissent se familiariser avec la rédaction de propositions avant de devoir formellement rédiger une proposition.
Certaines lettres de proposition sont non sollicitées. Les entreprises peuvent utiliser des propositions pour vendre leurs produits à de nouveaux clients potentiels, car la communication par courrier peut être peu coûteuse et très rentable. Par exemple, un fabricant de logiciels bureautiques peut envoyer un courrier en masse à de nombreux bureaux et anticiper au moins un certain intérêt de la part des entreprises qui répondront avec des commandes ou des demandes d'informations supplémentaires. La lettre de proposition non sollicitée a tendance à être de nature plus générique afin de pouvoir être envoyée à de nombreuses personnes.
Il peut être difficile de créer un modèle de proposition qui puisse être utilisé pour répondre à une demande de proposition, car chaque demande et chaque proposition peut être très différente. Généralement, de nombreuses recherches sont nécessaires pour rassembler la proposition et le langage doit être spécifiquement adapté au lecteur. Toutefois, il peut être utile d’élaborer un plan de base utilisé dans la rédaction de propositions afin de s’assurer que tous les aspects nécessaires d’une proposition sont entièrement couverts. Les entreprises doivent également conserver des copies des anciennes propositions et lettres de proposition, en notant celles qui ont été retenues, de manière à pouvoir les utiliser lors de l’élaboration des futures propositions.