Quelles sont certaines stratégies pour aider à gérer le flux de travail?
Le flux de travail fait référence à l'ordre dans lequel le travail est effectué et s'il est géré avec succès, on peut augmenter la rentabilité. Le gain de temps peut entraîner une réduction des coûts opérationnels et une augmentation des revenus. Les stratégies efficaces permettant de gérer le flux de travail incluent la planification logique, la gestion du temps et la responsabilisation des employés.
Sélectionnez uniquement les étapes logiques à accomplir dans le système de flux de travail. Une étape est appelée activité dans le langage de gestion du flux de travail. Une personne ou une machine complète chaque activité pour gérer le flux de travail. Le superviseur ou le responsable doit communiquer les activités du flux de travail avec précision afin que chacun comprenne exactement quoi faire et comment il est attendu qu'il gère le flux de travail. L'ordre de travail et les activités doivent être écrits sous la forme d'un tableau simple pour plus de clarté.
La gestion du temps est une stratégie importante pour aider à gérer le flux de travail. Par exemple, le temps prévu pour vérifier les e-mails ou passer des appels téléphoniques permet moins d'interruptions dans le flux de travail que d'arrêter toutes les quelques minutes pour effectuer des tâches aussi petites mais qui prennent souvent beaucoup de temps. La stratégie organisationnelle est également un bon moyen de gérer le flux de travail en effectuant des activités dans le système de flux de travail sans perdre de temps à rechercher les matériaux nécessaires à la réalisation de projets. De plus, un seul projet à la fois devrait occuper la surface de travail. D'autres projets peuvent être étiquetés et stockés à l'écart du bureau principal - peut-être dans un panier d'entrée / de sortie étiqueté avec des dates limites.
La responsabilité, en tant que partie intégrante du système de flux de travail, aide à gérer le flux de travail car il établit une norme de travail. Les personnes qui exécutent les activités doivent assumer la responsabilité de la manière dont elles gèrent le flux de travail afin de mener à bien toutes les activités nécessaires à leur travail. Toutefois, si un employé est censé gérer le flux de travail selon une certaine norme, il doit participer à la définition des objectifs liés à ses performances. Le superviseur ou le responsable doit également contribuer au développement et au suivi des progrès de l’employé.