Quels sont les principes de base de la préparation de la paie?
Tout employeur, petit ou grand, doit prévoir le paiement périodique des salaires, commissions et traitements de ses employés. Un travail complexe aux États-Unis, la préparation de la paie d'une entreprise comprend un certain nombre de tâches différentes, notamment la vérification de la rémunération due aux employés, le calcul du revenu et des charges sociales à retenir, et le calcul des autres montants à retenir. . Bien qu’apparemment une tâche banale dont les éléments de base restent inchangés d’une semaine à l’autre, la préparation de la paie est un élément absolument essentiel du succès de toute entreprise, car des problèmes de masse salariale entraînent un déclin dramatique du moral des employés.
Le premier élément d’une bonne préparation de la paie consiste à déterminer le montant de chaque employé. Les employés salariés sont les plus faciles à payer, car ils reçoivent le même montant chaque semaine. Les employés horaires enregistrent généralement les heures de début et de fin de leur travail sur un système de chronométrage et ces enregistrements sont utilisés pour calculer leur salaire. Un facteur de complication dans le calcul du salaire horaire est le temps supplémentaire, payé uniquement aux employés horaires mais à un taux plus élevé que leur salaire normal. Les employés commissionnés sont généralement rémunérés sur la base de leurs ventes, ce qui nécessite que les chiffres des ventes correspondants pour chaque vendeur soient communiqués au service de la paie en temps voulu. Les calculs de commission peuvent être compliqués lorsque les vendeurs travaillent ensemble sur une vente et se scindent la commission, ainsi que par des taux de commission différents pour différents produits.
Certains employeurs ajoutent également à la rémunération de leurs employés, sous forme de primes, indemnités de vacances, indemnités de congés payés et indemnités de maladie, qui sont imposables, ainsi que le remboursement des frais professionnels, qui ne sont généralement pas imposables. Les autres ajustements de la paie des employés susceptibles d'être traités sur une liste de paie sont le remboursement des frais de déménagement et le paiement des allocations de voiture et d'essence. Il existe également différentes dispositions prises pour régulariser la rémunération des vendeurs à la commission afin de les aider à faire face aux extrêmes de rémunération périodique élevée et basse qui caractérisent la rémunération des vendeurs à la commission.
Une fois que le revenu de chaque employé a été déterminé, les retenues à la source et les retenues doivent être calculées. Les charges sociales liées à la sécurité sociale, à l'assurance-maladie, au chômage, à l'invalidité et aux travailleurs doivent être retenues sur toutes les rémunérations soumises aux limites et exigences légales, et les impôts sur le revenu doivent être prélevés sur la paie de tous les employés dont la rémunération dépasse un seuil légal. Les déductions volontaires telles que les primes d’assurance maladie, les contributions à des comptes d’épargne-retraite, des comptes de dépenses flexibles et d’autres éléments doivent également être calculées. Un élément important de la préparation de la paie consiste à déterminer quels ajustements, qu’il s’agisse de déductions ou d’ajouts, ont lieu avant le calcul et la retenue de l’impôt sur le revenu, et lesquels ont lieu par la suite. Une erreur dans cette détermination pourrait entraîner des conséquences fiscales gênantes pour l'employé.
Une fois la paie préparée, elle doit être traitée. Le traitement et la production de la paie sont devenus un processus hautement automatisé aux États-Unis, de nombreuses feuilles de paie étant traitées par des sous-traitants. Que ce soit à l'interne ou par un tiers, le processus génère des chèques de paie individuels, ainsi que des dépôts directs sur les comptes bancaires des employés. En outre, la préparation de la paie comprend la création d’états récapitulatifs et détaillés pour le dépôt des montants nécessaires pour couvrir les chèques et les dépôts directs, ainsi que pour les paiements d’impôts et autres versés aux agences gouvernementales ou aux compagnies d’assurances appropriées. Les responsables de la préparation de la paie doivent fournir ces informations au service des finances ou au service des comptes fournisseurs de l'employeur, qui est chargé de veiller à ce que les fonds permettant de payer les employés soient disponibles et correctement déposés. Le traitement d'une masse salariale inclut également l'accumulation des données nécessaires aux états financiers périodiques de l'entreprise et à la production des états fiscaux de fin d'année des employés. Chaque feuille de paie est unique et doit être préparée correctement et minutieusement avant de pouvoir être traitée, que ce soit en interne ou par un tiers.