Quels sont les avantages d'un système de classement numérique?
Les avantages d'un système d'archivage numérique sont nombreux et comprennent une réduction des coûts pour l'entreprise, des avantages pour l'environnement et une plus grande facilité de tri, de recherche et de déplacement des documents. Le processus initial de mise en place d'un système de classement numérique peut être un peu plus difficile, mais de nombreux bureaux estiment qu'un bureau sans papier, voire un bureau semi-sans papier, est bénéfique pour l'entreprise au fil du temps. L'un des avantages d'un système de classement numérique tel que celui-ci est qu'il permet au bureau de fonctionner dans un environnement plus petit, car il ne faut pas beaucoup d'espace pour stocker des documents dans un système de classement sur papier.
Un système de classement numérique, dans lequel les documents papier sont numérisés sur un ordinateur ou tout simplement créés sur l'ordinateur en premier lieu, peut être mis en place dans de nombreux environnements de bureau différents. Les documents peuvent être imprimés si nécessaire, par exemple pour être envoyés à un client, mais les employés de bureau peuvent sinon accéder aux documents sur l'ordinateur sans avoir à gaspiller du papier. Réduire l'utilisation de papier et d'imprimantes peut permettre à l'entreprise d'économiser beaucoup d'argent. En outre, il est beaucoup plus bénéfique pour l'environnement. Même si un bureau recycle la majeure partie de son papier, la production de papier nuit néanmoins à l'environnement.
Le stockage d'un système d'archivage numérique s'effectue entièrement sur des disques durs. Cela permet de stocker des milliers de documents dans une petite zone, économisant ainsi un espace de travail précieux. La taille de stockage des disques durs continue d'augmenter tandis que leur taille physique diminue, ce qui constitue un autre avantage. En outre, des copies de documents peuvent être sauvegardées sur de nombreux autres disques durs dans des emplacements distincts à des fins de sécurité, et elles peuvent être sécurisées grâce à des outils tels que les mots de passe et le cryptage. La recherche et la récupération de documents deviennent beaucoup plus faciles.
Effectuer une recherche sur un disque dur ne prend généralement que quelques minutes au maximum. Le document peut ensuite être facilement consulté et modifié, envoyé par courrier électronique ou imprimé selon les besoins. Certaines entreprises s'aperçoivent qu'elles ne peuvent pas se passer entièrement de papier, mais même réduire leur consommation de papier, par exemple en utilisant un système de classement numérique pour stocker des documents plus récents, peut faire la différence. Les offices souhaitant mettre en œuvre un système de classement numérique devront se procurer des outils supplémentaires tels que des scanners. La conversion des documents en formulaires numériques peut prendre un temps considérable. Cependant, une fois le système installé, sa maintenance est relativement facile.