Quels sont les meilleurs conseils pour la conservation des documents professionnels?
Les entreprises, grandes et petites, sont souvent confrontées au défi de maintenir un système organisé de conservation des archives. En règle générale, les documents commerciaux sont conservés dans les limites de temps stipulées au niveau local ou régional. Il est essentiel de connaître les exigences relatives aux documents à conserver et pendant combien de temps pour disposer d’un système de registres adéquat.
La taille de l'entreprise détermine généralement la profondeur d'un système de conservation des archives. Parmi les documents commerciaux conservés figurent les déclarations de revenus et les dossiers du personnel. Les documents financiers généralement gérés par une entreprise sont les dépenses opérationnelles, les acquisitions d'immobilisations, les recettes des ventes et les actifs immobiliers.
Une entreprise doit vérifier les exigences de conservation des enregistrements de l'entreprise qui s'appliquent dans la juridiction qui régit le secteur de l'entreprise. Aux États-Unis, les exigences en matière de conservation des documents professionnels liés à l’impôt sont que les documents commerciaux doivent être conservés pendant au moins trois ans. Certains besoins en revenus peuvent nécessiter la tenue de registres financiers même après l'expiration du délai recommandé.
Les dossiers du personnel sont généralement conservés pendant au moins quatre ans. Ces dossiers, ainsi que d’autres, sont conservés dans un endroit sûr, en particulier ceux qui contiennent des informations privées sur des employés passés et actuels. Des registres complets sur le moment où les taxes sur la masse salariale ont été déposées et payées sont généralement conservés.
Dans la plupart des cas, les dossiers financiers sont conservés pendant au moins sept ans. Les relevés d'institutions financières, les listes d'inventaire et les comptes de résultat annuels sont parmi les types de documents pouvant être inclus. Garder de bons registres financiers pourrait minimiser l'exposition d'une entreprise pour des questions juridiques.
Les entreprises peuvent également constater qu’il est avantageux de disposer d’un système de nettoyage pour éliminer les documents professionnels anciens ou non pertinents. Une stratégie pour un système de conservation des enregistrements de l'entreprise peut aider à rationaliser le processus et à garantir que tous les employés suivent les mêmes pratiques. Cela fait généralement partie du processus visant à conserver des archives commerciales adéquates.
Il est généralement judicieux de disposer d'un espace de stockage suffisant si les documents commerciaux sont conservés sur site. Il est également courant de conserver un fichier électronique des documents commerciaux. De cette façon, les documents pertinents sont toujours accessibles et l'entreprise peut éviter un arrêt au cas où un incendie ou un autre sinistre détruirait des documents commerciaux en papier.
La plupart des entreprises peuvent choisir de faire appel à une société de gestion de stockage de documents. Cela a le potentiel de libérer le temps dont dispose l'organisation pour se concentrer sur les problèmes liés à l'entreprise, plutôt que sur la gestion de la conservation des enregistrements. Les problèmes éventuels liés à l'externalisation du système de conservation des archives de l'entreprise peuvent être réduits. Une entreprise réputée décrira généralement ses fonctions de sécurité et ses pratiques en matière de gestion de documents commerciaux.