Quels sont les meilleurs conseils pour l'étiquette de conférence téléphonique?
Une téléconférence peut être légèrement plus difficile à exécuter qu’une réunion classique dans une salle de téléconférence; il n'y a pas d'interactions face à face, pas d'indices visuels à lire, et aucun moyen de savoir qui parle, à part la reconnaissance vocale. Lors de la participation à une téléconférence, il est donc nécessaire d’appliquer l’étiquette appropriée concernant la téléconférence, qui implique tout, de la position assise à la prise de la téléconférence à la manière de s’adresser aux autres participants. En portant une attention particulière à l'étiquette de la téléconférence, l'appelant peut éviter les erreurs embarrassantes et aider à organiser une réunion fluide et efficace.
L’organisateur de l’appel doit commencer la réunion à l’heure et avec des présentations tout autour. Selon l'étiquette de la téléconférence, chaque personne participant à l'appel doit être reconnue et présentée afin que tous les participants se connaissent et se s'entendent. Il peut être utile d’envoyer par courrier électronique ou autrement un ordre du jour de la réunion à tous les participants avec le nom de toutes les personnes participant à l’appel. La réunion devrait commencer à l'heure. En d'autres termes, une téléconférence doit être organisée avec autant de professionnalisme qu'une réunion en face-à-face et les organisateurs doivent être tout aussi bien préparés qu'ils le seraient en personne.
Le respect de l'étiquette de la conférence téléphonique concernant le bruit de fond est peut-être l'aspect le plus important de l'appel lui-même. Évitez de parler au téléphone cellulaire, car la réception risque de poser un problème de clarté et de capter les bruits de fond gênants. Chaque appelant doit participer à l'appel depuis une pièce calme peu ou pas distraite. Si vous prenez l'appel à la maison, assurez-vous qu'il ne sera pas interrompu par des membres de la famille, des animaux domestiques ou d'autres interactions ou bruits gênants. De tels bruits peuvent distraire tous les participants et empêcher la réunion de progresser. Évitez également de créer des bruits inutiles, tels que taper un crayon, mâcher de la nourriture ou se déplacer sur des chaises bruyantes.
Étant donné que personne ne se verra lors de la téléconférence, l'étiquette de la téléconférence dicte à chaque orateur de s'identifier avant de parler. Cela évite la confusion parmi le groupe d’appelants et permet à chaque participant de prendre des notes précises sur ce qui a été dit et par qui. Une voix au hasard qui parle sans identification peut être dérangeante et déroutante pour d'autres orateurs, et s'identifier lors d'une téléconférence revient à établir un contact visuel lors d'une réunion en face à face.