Quels sont les meilleurs conseils pour la gestion des immobilisations?
La gestion des immobilisations est un processus comptable qui vise à suivre le statut des actifs de l'entreprise, y compris l'emplacement, l'état et les autres caractéristiques distinctives de chaque actif. L’idée sous-jacente à ce processus est de s’assurer que les registres financiers de la société sont constamment mis à jour pour refléter l’état actuel de toutes les immobilisations en termes de valeur actuelle. La gestion responsable des immobilisations comporte plusieurs étapes, notamment l’utilisation de la technologie pour identifier des actifs similaires, suivre les mouvements de ces actifs d’un lieu à un autre et calculer l’amortissement associé à chaque actif au cours de périodes fiscales successives.
L'un des éléments clés de la gestion des immobilisations consiste à toujours savoir combien d'unités d'un actif corporel donné appartiennent à l'entreprise. Par exemple, une entreprise de fabrication suivrait le nombre de chariots élévateurs possédés et exploités dans le cadre normal de la productivité de l'entreprise. Plutôt que de simplement conserver un décompte de ces chariots élévateurs, chaque actif se voit attribuer un numéro de suivi ou un numéro de série. Ce numéro serait utilisé pour identifier l'actif dans les écritures comptables et également pour déterminer le secteur ou le département auquel chaque ascenseur est actuellement affecté dans le cadre du processus de suivi des actifs. Cela permet à l'entreprise de conserver un inventaire en cours d'exécution et de réaffecter rapidement les actifs à d'autres zones, au moment et à la demande, sans perdre de vue ce qui est utilisé dans le cadre de l'ensemble des activités.
Suivre le mouvement des actifs est la clé du succès de toute stratégie de gestion des immobilisations. En fonction de la nature de l'entreprise, il peut s'agir d'un processus très simple nécessitant que les employés utilisent un journal de connexion, car les équipements et autres actifs de l'entreprise sont transférés d'un service à un autre. Dans d’autres contextes, l’utilisation de scanners électroniques permet de signaler les mouvements à un centre de suivi, grâce à un logiciel de gestion des actifs permettant de recevoir les données des scanners et de mettre à jour automatiquement l’emplacement de chaque actif numérisé. L'utilisation de la technologie moderne est particulièrement utile lorsque des immobilisations corporelles sont parfois transférées entre installations, car les scanners permettent d'estampiller l'heure et la date de chaque mouvement, fournissant ainsi des données essentielles pour la gestion des stocks et l'évaluation des taxes de chaque installation.
La gestion des immobilisations ne consiste pas simplement à garder trace des actifs détenus et de leur emplacement. Le processus implique également d'évaluer l'amortissement engagé pour chaque actif au cours d'une période fiscale donnée. Encore une fois, les logiciels actuels rendent le processus beaucoup plus facile à gérer, car le changement de valeur est identifié et enregistré à l'aide du programme logiciel. Cela permet de déterminer rapidement le montant des taxes dues sur l'actif pour une période donnée. En conséquence, la société est en mesure de toujours connaître la valeur actuelle des actifs, ainsi que d’utiliser les données historiques pour documenter les demandes d’amortissement déposées au cours d’exercices fiscaux antérieurs.