Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi des actifs mobiles?
Le meilleur moyen de suivre les actifs mobiles consiste à utiliser des contrôles de gestion d’inventaire appropriés et des applications d’inventaire automatisées. Ce processus nécessite l'audit et la documentation des actifs, ce qui comprend le marquage de chaque pièce d'équipement avec des étiquettes d'identification. Ces balises utilisent un numéro unique pour chaque actif. Le numéro doit être entré dans une application de suivi des actifs mobiles, où il peut être enregistré et suivi pour des audits futurs.
L'un des conseils les plus importants pour le suivi des actifs mobiles est le marquage et le marquage appropriés de l'inventaire des actifs. Cela aide à garantir que l'inventaire nouvellement acheté est attribué aux employés de l'entreprise. Lorsqu'un nouvel appareil est acheté, il doit être immédiatement étiqueté avec un numéro d'identification. Lorsque le périphérique est attribué à une personne, la date et le nom de la personne affectée doivent être suivis avec le numéro d'identification dans un système de suivi des actifs.
Un système de suivi des actifs mobiles devrait utiliser des étiquettes d'identification par radiofréquence (RFID) spéciales pour suivre les équipements. Il s'agit d'une étiquette électronique à code à barres qui permet aux ordinateurs de lire le numéro d'identification à l'aide de scanners électroniques. La technologie RFID est utilisée dans la plupart des magasins de détail pour lire et charger la marchandise aux registres de caisse.
Il est également important de s’assurer que les procédures d’inventaire appropriées sont suivies pour le matériel acheté récemment. Chaque fois qu'un nouvel actif est acheté, il doit être suivi et stocké dans une zone sécurisée gérée par un gardien de l'équipement. Ces produits doivent être immédiatement étiquetés avec un numéro d'identification et stockés dans une salle sécurisée pour le matériel.
Il est important de disposer d'un emplacement cohérent pour les étiquettes d'identification sur tous les actifs mobiles. Généralement, le meilleur endroit pour placer une étiquette d'identification sur les appareils mobiles est dans le compartiment de la batterie. Cela garantit que l'étiquette est dans une zone peu visible et qu'il est difficile à enlever. L'utilisation d'un emplacement cohérent permet aux futurs auditeurs de trouver et d'enregistrer plus facilement le numéro d'identification de chaque actif.
Un suivi efficace des actifs mobiles nécessite un audit annuel de l'équipement. Il s’agit d’une opportunité de vérifier que les ressources sont affectées à la bonne personne dans le système de suivi et d’assurer que tout le matériel est opérationnel. La plupart des entreprises planifient des audits d'inventaire pendant la saison de préparation des déclarations afin de s'assurer que le processus a lieu une fois par an.
Lorsque les actifs mobiles deviennent défectueux ou cassés, ils sont normalement remplacés par de nouveaux équipements. Pendant ce processus d'échange, l'actif doit être marqué comme éliminé dans le système de suivi des actifs mobiles. Cela garantit que le système d'inventaire est maintenu et précis pour les audits annuels.