Quels sont les meilleurs conseils pour le suivi des commandes?
Il serait difficile de garder le contrôle des stocks et des coûts des produits sans un bon système de suivi des commandes. Les bons de commande peuvent être postés, faxés, envoyés par courrier électronique ou simplement appelés au fournisseur. Il existe des commandes électroniques, généralement entre entreprises, ainsi que des formulaires à usage unique, tels que ceux utilisés dans les magasins de vente au détail. Certaines entreprises utilisent un bon de commande général pour suivre les achats effectués pour certaines catégories de produits. Un système de suivi des bons de commande, quel que soit son format, devrait être conçu de manière à donner à une entreprise le maximum d’informations lui permettant de prendre de bonnes décisions d’achat.
Un bon de commande est un document commercial envoyé par une société d’achat à une société de vente et indiquant les produits, les quantités et le prix. C'est un accord et une offre légale d'acheter des produits et / ou des services. Le suivi des commandes est important pour le contrôle interne d’une entreprise.
Le formulaire de commande doit indiquer la date de la commande et la date requise, le mode d’expédition, ainsi que le nom et l’adresse du fournisseur. Il doit également contenir le produit commandé, le coût de chaque article et le prix total. La taxe de vente devrait également être incluse, le cas échéant. La génération électronique de formulaires de commande dans certaines entreprises peut également être liée aux stocks afin de maintenir un solde de produit disponible.
Tout d'abord, l'entreprise doit savoir ce qui a été commandé. L'absence de ces informations peut amener l'entreprise à se retrouver avec trop peu de stocks et de ne pas être en mesure de répondre à la demande de ses clients ou à trop de stocks, ce qui gaspille de l'espace et diminue les flux de trésorerie. Un bon système de suivi des commandes permet à une entreprise de visualiser instantanément ce qui a été commandé et de suivre l’état des commandes.
Une entreprise qui utilise un système de suivi des commandes d'achat réduit également les possibilités de fraude des employés. Par exemple, il est important d’avoir un numéro pré-attribué à chaque commande. Cela évite à un employé de commander des marchandises à un fournisseur et d'utiliser les produits à son avantage.
Souvent, une entreprise utilisera un système automatisé pour créer et suivre les commandes d'achat. De cette manière, l'entreprise peut gérer un catalogue de produits pouvant être trié par fournisseur, produit et prix. De plus, le système produira une base de données pour stocker une liste d'inventaire et la mettre à jour en permanence. Un logiciel est disponible pour créer le formulaire de commande d'achat, suivre les commandes en cours et terminées et même analyser les tendances des achats pour faciliter les négociations de prix avec les fournisseurs.
Un système de suivi des commandes d'achat centralise les achats, ce qui évite les doublons. Un système électronique fournira également une base de données sur les fournisseurs et permettra d'envoyer les commandes d'achat par courrier électronique afin d'éliminer les formalités administratives en excès. La gestion des commandes permet à l'entreprise de contrôler ses achats et de limiter les risques de vol.