Quels sont les meilleurs conseils pour la gestion des feuilles de temps?
La gestion des feuilles de présence peut être un outil de travail utile qui peut fournir des fonctionnalités autres que la journalisation des heures des employés pour déterminer le montant de la paye due à la fin d'une période comptable. Un bon programme de gestion peut permettre aux entreprises de suivre le temps consacré à des tâches spécifiques et peut faciliter le processus de facturation pour les entreprises pouvant gérer plusieurs clients à la fois. Les entrepreneurs indépendants et les travailleurs indépendants peuvent également trouver de tels outils utiles pour suivre la productivité personnelle même s'ils n'utilisent pas de structure de facturation horaire.
Historiquement, la feuille de temps permettait aux travailleurs de noter leur arrivée et leur départ du travail, parfois en utilisant une horloge à carte perforée capable d’enregistrer automatiquement ces données. Bien que ces feuilles soient encore utilisées, la gestion des feuilles de temps peut être beaucoup plus complexe. Les employés peuvent par exemple être en mesure de se connecter et de se connecter à des tâches spécifiques ou peuvent utiliser différentes entrées pour différents clients et projets.
En utilisant une gestion plus efficace, les entreprises peuvent voir le temps que leurs employés consacrent à diverses tâches. Cela peut permettre aux entreprises d'estimer plus précisément le planning et le timing des projets. Cela peut aussi créer une base de comparaison; si la plupart des employés terminent une tâche en six heures, par exemple, les écarts par rapport à cette norme peuvent constituer un sujet d’intérêt. Pour la gestion interne, un suivi détaillé de la feuille de temps peut être un avantage en termes d'efficacité et de productivité.
Une autre utilisation de la gestion des feuilles de temps est la facturation, lorsque les entreprises facturent leurs clients sur la base de la main-d'œuvre. Les employés qui travaillent sur un projet peuvent enregistrer leurs heures au fur et à mesure, générant ainsi des informations pour la facture du client, ainsi que le suivi de leurs heures pour leurs propres chèques de paie. La gestion détaillée des feuilles de temps peut également permettre à une entreprise d'indiquer à un client combien de temps il a consacré à des aspects spécifiques d'un projet, les employés pouvant noter la tâche ainsi que le client.
Les programmes de gestion des feuilles de temps électroniques peuvent être utiles pour les activités de suivi des feuilles de temps plus avancées. Pour encourager la conformité des employés, des outils tels que des cartes magnétiques ou des badges qui communiquent avec une unité de base peuvent être utiles, car ils peuvent automatiquement connecter et déconnecter les employés. Discuter avec les membres du personnel de la manière d'utiliser le programme peut également être bénéfique, car cela leur permettra de rendre compte de manière précise et honnête de leurs heures dès le début. Les départements des ressources humaines peuvent également vouloir montrer aux employés comment utiliser la gestion des feuilles de présence pour identifier et éviter les heures supplémentaires en surveillant leurs heures et en travaillant avec un superviseur en cas de problème d'horaire.
Un autre avantage de la gestion électronique des feuilles de temps est la capacité de communiquer et d'envoyer des notes internes. Les notes relatives à la planification et aux tâches peuvent être affichées sur une feuille de temps pour s’assurer que les employés les voient, en particulier si une modification est apportée à la planification. Les employés peuvent également se mémoriser et se coordonner via le système électronique lorsqu'ils collaborent à des projets.