Quels sont les meilleurs conseils pour l'étiquette de messagerie vocale?

Le fait de laisser un message vocal peut en réalité être un peu stressant pour les personnes qui se sentent gênées de parler à une machine. Dans les milieux d'affaires en particulier, on peut se sentir obligé de parler d'une certaine manière ou s'abstenir de dire certains mots. Heureusement, l’étiquette de la messagerie vocale est assez similaire à celle d’autres formes de communication d’affaires. Tant que la personne qui quitte la messagerie vocale parle clairement et laisse des informations pertinentes sur l’enregistrement, elle est généralement suivie de manière efficace. N'oubliez pas d'être bref, précis et franc lorsque vous laissez un message professionnel et que vous laissez un message informel, vous devez également vous assurer de respecter l'étiquette de la messagerie vocale et d'être bref et clair.

Lorsque vous laissez un message, l'objectif principal est de transmettre une brève description de l'appelant et des endroits où il peut être contacté à l'avenir. La personne qui reçoit la messagerie vocale ne peut pas obtenir cette information si l'appelant ne parle pas clairement. Il ne faut pas précipiter le message; il doit parler clairement et ne donner que les informations de base dont la personne qui reçoit l'appel a besoin pour pouvoir revenir à l'appelant. Laissez un numéro de téléphone sur l'enregistrement et veillez à bien énoncer pour que la personne qui reçoit l'appel puisse le comprendre.

Lors des appels d’affaires, l’étiquette de la messagerie vocale stipule que l’appelant ne doit pas être trop informel avec la personne qui reçoit l’appel. L'appelant doit penser à la messagerie vocale comme à une interaction avec la personne réelle; il devrait réfléchir à la manière dont il interagirait avec la personne qui reçoit l'appel s'il s'agissait d'une interaction face à face et parler en conséquence. L'argot, les malédictions et une familiarité excessive devraient être évités, bien que cela ne signifie pas que l'appelant doit avoir l'air froid et détaché. Toute personne recevant une boîte vocale réagira plus positivement à une voix brillante qu’à une voix froide ou en colère. Soyez donc brillant mais poli.

Pour respecter l’étiquette de la messagerie vocale, il convient également d’éviter les longs messages vocaux contenant des détails excessifs et les diatribes décousues. La messagerie vocale n'est pas le forum approprié pour développer un sujet nécessitant une discussion; c'est plutôt un moyen de communiquer à une autre personne qu'une conversation en face à face ou par téléphone est nécessaire. La brièveté peut améliorer une relation d’affaires plutôt que l’entraver, et il ne faut pas s’attendre à une réponse immédiate de la part de la personne appelée. L'idée d'un message vocal est de laisser un message, pas de commencer ou de continuer une conversation complète.