Quels sont les meilleurs conseils pour l'implémentation de workflow?
Le flux de travail décrit les étapes d'un processus. Dans la plupart des cas, le terme est utilisé pour décrire un modèle de travail. Par exemple, un responsable d’une compagnie d’assurance qui souhaite améliorer son efficacité peut analyser le flux de travail, qui inclut les services par lesquels passe une demande, la vitesse à laquelle une demande est traitée et la régularité de la communication entre différents services. Lorsqu'un responsable pratique la mise en œuvre du flux de travail, il introduit une nouvelle procédure dans les opérations quotidiennes d'une organisation. Les meilleurs conseils pour la mise en œuvre du flux de travail incluent normalement un plan ou un modèle qui corrige les lacunes passées, l'inclusion de nouvelles technologies et la formation des employés.
Pour être sûr que la mise en œuvre d'un nouveau flux de travail vaut la peine, un responsable doit d'abord être conscient de la défaillance d'un système antérieur. Dans la plupart des cas, le flux de travail n’est pas efficace s’il entraîne un gaspillage et une augmentation des coûts. Une perte de temps entre les étapes d'un processus, une communication floue entre services et des ensembles de données qui se contredisent peuvent être le symptôme d'un modèle de workflow défaillant. Ces problèmes ralentissent la production, entraînent une utilisation abusive de la main-d'œuvre et une technologie qui n'est pas utilisée de manière optimale.
Un responsable qui implémente un flux de travail doit répertorier les problèmes existants et localiser l'emplacement de ces problèmes dans un système. Dans certains cas, la création de nouveaux protocoles peut réduire le nombre d'erreurs et d'instances d'informations inexactes. L’efficacité des processus peut souvent s’améliorer avec l’introduction de nouvelles technologies.
Un bon conseil pour les responsables de processus complexes consiste à introduire un logiciel permettant un flux de travail automatisé. Cette méthode d'implémentation de flux de travail nécessite qu'un gestionnaire crée un modèle de processus qu'il peut ensuite entrer dans un programme informatique. La plupart des logiciels permettent aux utilisateurs d'accéder à des modèles de documents et de personnaliser des interfaces pour répondre aux besoins d'une organisation. Le flux de travail automatisé est particulièrement utile dans les contextes dans lesquels les documents passent par des étapes similaires jour après jour, permettant ainsi un flux de travail ordonné et efficace.
La mise en œuvre du flux de travail entraîne la nécessité de former les employés. De nombreux gestionnaires constatent que la plupart des travailleurs acceptent les nouveaux modèles de flux de travail s'ils doivent comprendre en quoi un nouveau modèle peut être plus efficace qu'un ancien processus. Certains travailleurs peuvent être résistants au début, bien que les techniques de base du leadership et de la motivation des entreprises puissent souvent les aider à adopter de nouvelles pratiques.
Les gestionnaires qui mettent en œuvre de nouveaux modèles de flux de travail doivent le faire lentement, laissant ainsi aux travailleurs suffisamment de temps pour apprendre les nouvelles technologies. Les compétences des employés dans l’utilisation des nouvelles technologies devraient être évaluées avant la mise en œuvre complète. De même, les nouveaux modèles de flux de travail doivent souvent être ajustés par essais et erreurs. Cela signifie qu'un gestionnaire peut tirer avantage de la mise à l'essai d'un processus dans des zones plus petites, puis de l'extension progressive de la mise en œuvre.