Quels sont les différents types de support assistant administratif?
Les membres du personnel de soutien administratif jouent un rôle important dans de nombreuses entreprises en fournissant un soutien administratif et de bureau. Ces professionnels travaillent dans tous les types d’environnements de bureau, des cabinets d’avocats aux cabinets médicaux. Les assistants formés connaissent bien les procédures de bureau et ont de solides compétences en affaires et en informatique.
Les cabinets d’avocats emploient un grand nombre de membres du personnel d’assistance administrative pour gérer des tâches telles que la transcription et la constitution de dossiers. Les assistants juridiques rédigent la correspondance à la demande de l'avocat et discutent avec les experts en sinistres de l'état des demandes. Les assistants fixent également les rendez-vous de l'avocat, y compris les médiations et les dépositions. Les grands cabinets d'avocats ont généralement des équipes de juristes, d'assistants juridiques et d'assistants juridiques.
Les médecins ont du personnel de soutien administratif pour aider le guichet et le personnel médical. Les assistants médicaux accueillent les patients, fixent des rendez-vous et placent les informations relatives au patient dans des dossiers. Certains assistants médicaux exécutent des tâches avancées, notamment la synthèse des dossiers médicaux et la préparation des budgets des bureaux.
Les scientifiques ont du personnel de soutien dans les laboratoires qui travaillent comme assistants de recherche. L’assistante administrative dans un cadre scientifique recherche des informations sur les subventions et prépare les ordres du jour. Le personnel de soutien administratif prend des notes de recherche et tient compte des échéances du projet. D'autres tâches incluent des tâches de bureau telles que l'ouverture du courrier et l'achat de fournitures de laboratoire.
Les cadres supérieurs, tels qu'un président de société, ont généralement des assistants administratifs qui travaillent directement pour eux. L'assistant planifie les réunions avec les clients ainsi que les projets de voyage de l'exécutif. Cet assistant aurait notamment pour tâches de rédiger des lettres, de gérer des factures et de préparer des rapports. Dans certaines sociétés, l’assistant administratif aidera également les directeurs de département ainsi que les cadres.
Les sociétés immobilières ont recours à un assistant administratif pour programmer des visites et répertorier les maisons à vendre. Les assistants immobiliers possèdent généralement une expérience dans la préparation de documents immobiliers et une expérience en marketing. Certaines agences exigent du personnel de soutien une licence immobilière pour travailler dans l'agence. Les compétences en conception graphique sont un atout pour ce poste, car les membres de l’assistance administrative en immobilier préparent des brochures et des dépliants pour les agents.
La plupart des assistants administratifs ont au moins un diplôme d'études secondaires, ainsi que des cours en comptabilité, en mathématiques et en administration de bureau. Certains assistants ont également une certification en sciences de secrétariat. Les personnes souhaitant travailler en tant que spécialiste de l’assistance administrative doivent savoir utiliser divers logiciels et être capables de gérer plusieurs tâches à la fois. Les traits de personnalité nécessaires dans ce poste sont la capacité d'apprendre rapidement et de bien travailler sous pression.