Quels sont les différents types d'applications de gestion d'actifs?
Les organisations utilisent une application de gestion des actifs pour suivre les actifs, contrôler les stocks et planifier les mises à niveau ou les remplacements des actifs physiques. Chaque type d'application de gestion des actifs est généralement un emplacement centralisé contenant des informations détaillées sur les actifs de l'entreprise. L'augmentation des formes de médias électroniques dans le secteur des entreprises a conduit au développement de logiciels qui suivent également les actifs numériques. Garder une trace des biens à la maison est un autre type d’application de gestion des biens conçue pour un usage personnel.
Les actifs de la société sont des ressources tangibles et peuvent inclure du matériel informatique, du matériel de bureau, des véhicules et des biens immobiliers. Les actifs numériques peuvent inclure des logos de société, des enregistrements audio ou vidéo et des fichiers stockés électroniquement sur des systèmes de réseau d'entreprise. Une liste de biens personnels peut inclure des meubles, des antiquités et des bijoux coûteux.
L'utilisation d'une application de gestion des actifs peut fournir une comptabilité en temps réel de la valeur nette de l'entreprise en termes de biens immobiliers et d'actifs physiques. Pratiquement tous les types d’actifs corporels ayant de la valeur pour l’entreprise sont gérés dans une application de gestion des actifs. L'application de gestion peut également aider une entreprise à suivre le cycle de vie de ses actifs. Cela peut aider à identifier quand et si un remplacement est nécessaire.
Il existe plusieurs fonctionnalités clés dans une application de gestion d’actifs. Les informations détaillées stockées peuvent suivre les enregistrements de maintenance et les garanties sur les équipements. Certains logiciels de gestion d’actifs peuvent également avoir un système de code à barres qui facilite l’identification de l’emplacement d’un actif. La plupart des applications peuvent également inclure une fonction de rapport pouvant être utilisée par différents départements.
Les petites entreprises utilisent généralement un logiciel de gestion des actifs standard pour suivre les actifs. Le logiciel peut également être utilisé pour gérer les niveaux de stock, les enregistrements de vente et les fonctions de comptabilité associées. Ce type d’information est généralement nécessaire lors de la préparation des relevés de revenus et d’impôts. Ces applications sont généralement moins coûteuses pour une entreprise disposant d'un petit budget, mais qui ont encore besoin de la capacité de gérer ses stocks et de suivre ses actifs.
Pour les grandes entreprises, un système plus sophistiqué pourrait être utilisé pour gérer un plus grand volume d'actifs pouvant se trouver à plusieurs endroits. Le logiciel peut généralement également fournir une comptabilité détaillée de tous les actifs détenus par la société. Les informations sont généralement les mêmes que pour les logiciels destinés aux petites entreprises, à l’exception des catégories d’actifs plus larges et de la capacité d’informations supplémentaires.
Les actifs mal placés peuvent éroder le potentiel de rentabilité d'une entreprise. L'utilisation d'applications de gestion des actifs peut accroître les niveaux de productivité de l'entreprise. Avoir une base de données centralisée des actifs peut réduire le temps passé par les employés à rechercher des stocks ou des actifs dans l'exercice de certaines tâches.
Les applications de gestion d’actifs à usage domestique peuvent conserver un inventaire des actifs à des fins d’assurance ou lors du déménagement. Une personne peut avoir une liste d'éléments tels que des bijoux, des produits électroniques et des collections d'art. Des informations sur le moment où chaque article a été acheté et la valeur approximative peuvent être disponibles si un article est perdu ou volé.