Quels sont les différents types d'outils BPO?
Les outils BPO ne sont pas tant des éléments physiques que des services offerts par un tiers. Les entreprises peuvent sous-traiter certains processus métier à un tiers, ce qui leur permet de mener à bien l'activité moyennant des frais spécifiques. Premièrement, les outils BPO peuvent être soit verticaux, soit horizontaux. Les outils verticaux prennent une activité du début à la fin; les outils horizontaux complètent les activités corrélées de deux activités différentes. Les activités couramment externalisées peuvent être le recrutement, les ventes, les achats ou la comptabilité.
Chaque activité dans une entreprise comporte généralement de nombreuses tâches dans un ordre spécifique. Les outils BPO verticaux gèrent chacune de ces tâches afin de remplir pleinement l'activité d'une entreprise. Par exemple, l'activité d'approvisionnement peut comporter des tâches telles que l'identification et la sélection des fournisseurs, la révision des ressources, la passation de commandes et la réception des marchandises, ainsi que le paiement. L’entreprise sous-traitante effectue toutes ces tâches dans le cadre du processus d’externalisation verticale. Les autres activités comportent des étapes de cette manière, bien que les tâches soient spécifiquement liées à l’activité.
Les outils de BPO horizontaux permettent à une entreprise externalisée de travailler sur plusieurs activités lors de l'exécution de tâches. La comptabilité est une activité courante qui relève généralement du processus de BPO horizontal. Par exemple, le service commercial est souvent responsable de la collecte des paiements des clients. Le service des achats demande le paiement des fournisseurs qui expédient des marchandises à l'entreprise. Lorsque l'entreprise externalisée traite ces deux tâches dans le cadre de l'activité de comptabilité, il s'agit d'un BPO horizontal.
En dehors de chacun de ces types d’outils BPO, la saisie de données ou le service client est l’activité externalisée la plus courante. Les activités de saisie de données sont généralement des tâches courantes nécessitant le recours à des travailleurs non qualifiés. Les entreprises peuvent externaliser ces activités afin de gagner du temps, de l'argent et des efforts supplémentaires pour la gestion de la masse salariale et la maintenance des installations permettant aux employés de travailler. Les services de centre d’appel sont une tâche similaire externalisée pour les mêmes raisons. Sans la technologie, les installations ou la capacité de traiter un grand nombre de commandes ou de demandes de renseignements des clients, les outils de BPO sont la voie à suivre pour gérer cette activité.
Lorsqu'une entreprise recherche des sociétés externalisées, les outils de BPO offrent une variété d'options. Par exemple, une entreprise peut sélectionner un partenaire externe ou local. Les entreprises externalisées peuvent offrir plusieurs services, tels que des annonces de service d’appel, d’exécution des commandes et de courrier. Les entreprises peuvent choisir de regrouper leurs services avec une entreprise externalisée ou de séparer les activités. Il faut généralement un certain temps pour rechercher les outils disponibles lors de l’externalisation d’activités.