Quels sont les différents types de systèmes de classement d'entreprise?
Grâce aux progrès de la bureautique, de nombreux types de systèmes de classement professionnels sont à votre disposition lorsque vous essayez de garder des fichiers importants organisés et sécurisés. Le classement est l’un des moyens les plus courants pour les entreprises de stocker des enregistrements, de suivre des formulaires importants, d’accéder rapidement aux informations et de protéger les données qui doivent être disponibles souvent pendant des années. Le type de système de classement que l’on choisit dépend principalement du format des fichiers, de la manière dont ils doivent être consultés et des capacités de stockage de l’entreprise.
Les systèmes de classement professionnels les plus courants sont les meubles autonomes tels que les classeurs et les tiroirs. Ils sont généralement en métal ou en bois et contiennent de grands tiroirs coulissants assez grands pour contenir des centaines de dossiers et de dossiers papier. Des petites entreprises aux grandes entreprises, les systèmes de classement physiques se présentent sous toutes les formes et de toutes les tailles pour accueillir tout type de fichier papier qui doit être stocké de manière sécurisée.
Les autres types de systèmes de classement utilisés couramment par les entreprises sont les systèmes de stockage de fichiers électroniques. Les logiciels d’exploitation ont des fonctions d’archivage électronique intégrées au logiciel, ce qui en fait un moyen pratique de protéger des fichiers de toutes tailles et de tous types. Les fichiers peuvent inclure des documents texte, des graphiques et des images, des logiciels ou des fichiers Web. Chaque fois qu'un nouveau fichier est créé ou partagé, les données peuvent être stockées de manière sécurisée dans un dossier de fichiers virtuel pouvant être placé sur le disque dur d'un ordinateur individuel, être transportées dans un disque dur externe ou stockées sur un lecteur virtuel accédé à Internet.
Les autres systèmes de classement professionnels qui font souvent partie du domaine électronique du classement sont les systèmes de gestion des clients et des fournisseurs. Les entreprises qui doivent gérer un grand nombre de clients et de fournisseurs sont gérées en stockant les informations relatives au client et au fournisseur sous forme imprimée ou électronique dans une configuration spéciale de gestion des ressources client (CRM) ou de gestion des fournisseurs (VM). Cela permet au client ou au fournisseur de stocker une grande variété de fichiers pour un accès rapide à la demande.
La technologie améliorant les processus de nombreuses entreprises, les autres types de systèmes de classement professionnels incluent les technologies mobiles telles que les téléphones intelligents et les ordinateurs de poche. Les dirigeants en déplacement peuvent créer, télécharger et partager des fichiers de données volumineux à l’aide de ces appareils. Les informations peuvent ensuite être transférées électroniquement par courrier électronique ou en se connectant via Internet ou par câbles directs aux ordinateurs de la maison ou du bureau. Cela facilite beaucoup le stockage et l'accès aux fichiers pratiquement de partout dans le monde.