Quels sont les différents types de travail front office?
Le front office d'une entreprise est généralement un brouhaha d'activité, quel que soit le type d'organisation. Un employé de bureau est souvent un touche-à-tout, capable de passer rapidement et efficacement d'une tâche à l'autre. Parmi les types les plus courants de travail au guichet, citons les fonctions de réceptionniste, la tenue de dossiers, la liaison entre les services et la gestion de la paperasserie. Les compétences en informatique et en service à la clientèle sont indispensables pour la plupart des types de travaux de front office.
Etant donné que le front office est généralement la première chose que les clients ou les clients voient lorsqu'ils se lancent dans une entreprise, de bonnes compétences en matière de réception et de service à la clientèle sont souvent nécessaires pour le travail de front office. Les employés doivent être capables de fournir des informations précises aux visiteurs, tout en étant polis et efficaces. Ce type de travail peut également inclure la planification de réunions entre employeurs et clients et la prise en charge des visiteurs VIP avec une attention particulière. En plus de traiter les clients en personne, les employés de la réception servent généralement de point de contact téléphonique ou par courrier électronique pour les clients, et doivent maintenir de bonnes manières dans les deux domaines.
Le classement et la conservation des documents font souvent partie intégrante du travail de guichet. Chaque entreprise peut disposer d’un système de classement papier distinct ainsi que de multiples façons de sauvegarder des données informatiques. Les employés du front-office doivent travailler rapidement pour apprendre et utiliser tous les systèmes de classement et peuvent être amenés à former de nouveaux employés à l'art et à la pratique de la conservation de documents. De temps à autre, les employés du front office peuvent être impliqués dans l'archivage des fichiers ou leur transfert d'un espace de stockage temporaire dans le bureau vers une zone de stockage permanente hors site.
Un dentiste et une infirmière praticienne travaillant dans le même cabinet médical peuvent ne pas avoir beaucoup de contacts les uns avec les autres, mais ils travaillent probablement tous deux en contact étroit avec le bureau d'accueil. Étant donné que le personnel de la réception sert souvent de plaque tournante centrale pour une entreprise, une grande partie de son travail implique de servir de médiateur ou de communicateur entre des départements indépendants. Cela peut aider les employés des guichets à acquérir une connaissance rapide de la gestion de chaque département, de sorte que les demandes de renseignements ou les demandes émanant d’autres départements s’adressent efficacement à la bonne personne. Aider les différents départements à coordonner sans heurts est l’un des principaux moyens par lesquels le travail de guichet contribue à l’efficacité globale d’une entreprise.
La plupart des tâches de front office impliquent la création, la distribution et la gestion de la paperasserie. Outre les documents générés par les clients, tels que les formulaires de commande, les préposés à la réception sont souvent chargés de la transmission des documents entre les bureaux. La familiarité avec les photocopieurs, les télécopieurs, les scanners et les programmes d’infographie est souvent nécessaire pour les tâches de front office. Etant donné que de nombreuses entreprises utilisent des logiciels spécifiques à l’industrie pour créer certains types de formulaires et d’enregistrements, les nouveaux travailleurs peuvent passer quelques semaines à une formation visant simplement à comprendre la création et la distribution des documents administratifs.