Quels sont les différents types de papier de facture?
Les factures sont utilisées dans divers secteurs pour demander un paiement à une partie impliquée dans une transaction commerciale. Bien que le type de papier utilisé pour la facturation dépende généralement de l'entreprise émettrice de la facture, il en existe certains qui conviennent particulièrement à certains secteurs. Les types courants de papier pour facture vont du papier pour imprimante ordinaire, parfait pour une facture par courrier électronique, à divers types de modèles de facture pouvant être achetés dans un magasin de fournitures de bureau.
De nombreuses personnes choisissent d'utiliser des factures électroniques, auquel cas elles n'ont même pas besoin d'être imprimées. Ils peuvent être créés à l'aide d'un logiciel de facturation, ou même simplement de feuilles de calcul générales existant sur un ordinateur typique, puis envoyés par courrier électronique. Si une copie papier doit être faite, une facture peut être imprimée sur du papier d'imprimante ordinaire pour la tenue des dossiers. Par conséquent, une facture papier spécifique n'est pas toujours nécessaire.
Par ailleurs, certaines entreprises exigent que les factures soient créées sur place. Par exemple, les entrepreneurs effectuent généralement des calculs lorsqu'ils se trouvent sur le site de leur prochain projet et écrivent les informations de facturation devant le client. Dans de tels cas, un bloc de factures vierges est nécessaire, le type de papier de facture utilisé devenant alors important.
Un type de livret de facture vierge pouvant être acheté contient du papier carbone, composé d’une feuille d’encre sèche et de cire. Lorsqu'il est placé sous une feuille de papier et au-dessus d'une autre feuille, il permet à l'encre de la feuille supérieure de filtrer par le bas, créant ainsi une copie. L'original peut être remis immédiatement au client, ce qui permet à l'entreprise de conserver la nouvelle copie à des fins de conservation des documents sans avoir à utiliser de photocopieuse. Ce type de papier de facture est souvent considéré comme obsolète, mais certaines entreprises adhèrent à cette méthode éprouvée depuis des années et continuent de l’utiliser.
Malgré son utilité, le papier carbone a tendance à se tacher les mains lors de sa manipulation, ce qui explique pourquoi le papier à facture sans carbone l'a principalement remplacé. La plupart des livrets de factures vendus dans les magasins de fournitures de bureau contiennent du papier à factures sans carbone et comportent généralement deux ou trois formulaires. Les livres avec deux formes différentes comportent une copie blanche, qui est l'original souvent remis au client, et une copie jaune, généralement conservée pour les archives. Ceux avec trois formulaires incluent une copie rose en plus des couleurs blanche et jaune, fournissant une copie supplémentaire de la facture qui est généralement donnée aux comptes clients, le cas échéant.