Quels sont les différents types de solutions d'approvisionnement?
Il existe quatre types de solutions d’approvisionnement couramment utilisées dans l’environnement commercial. Ces quatre solutions requièrent une expertise considérable en termes d'installation, de support et de gestion. Achat ou achat est un terme utilisé pour décrire une activité liée à l'acquisition de biens et de services pour une entreprise ou une organisation. Une solution d'achat peut être un outil électronique, une solution logicielle, un fournisseur tiers ou une entreprise de services sous-traitée.
Les achats électroniques se développent de plus en plus, ce qui réduit le temps requis pour mener à bien le cycle d'achat en utilisant des documents électroniques, des approbations automatiques et des outils de gestion du flux de travail connexes. Afin de mettre en place une solution d'approvisionnement électronique, les fournisseurs doivent créer un catalogue de produits en ligne, complet avec les descriptions des articles et les prix. Les utilisateurs professionnels doivent disposer d'un moyen d'accéder au catalogue, de sélectionner leurs éléments et de fournir un moyen de paiement. De nombreuses grandes entreprises ont un système d’approvisionnement électronique intégré au système financier.
Presque tous les systèmes comptables informatiques incluent plusieurs solutions d’approvisionnement. Chacun des différents systèmes comptables fournit une gamme de fonctionnalités au sein du système d’achat. Les solutions d'approvisionnement standard fournissent des outils pour créer des demandes d'achat, des commandes, des offres et des offres. La possibilité de traiter les entrées de marchandises, les retours de marchandises et les factures peut faire partie de la solution d'achat ou du système comptable. L'intégration des achats et de la comptabilité nécessite des efforts considérables et peut ne pas être possible avec tous les systèmes.
Un fournisseur tiers se voit souvent confier la fourniture et la prise en charge de solutions d’approvisionnement exclusives. Dans ce modèle, le logiciel d'approvisionnement est entièrement hébergé, géré et pris en charge par le fournisseur. Les utilisateurs au sein de l'entreprise disposent de comptes d'utilisateurs et de la possibilité d'effectuer l'activité d'achat requise par leur poste.
Les rapports d'activité, les économies de coûts et les pistes d'audit sont fournis à la direction tous les mois ou tous les trimestres. Ce type de solution d'approvisionnement est populaire auprès des petites entreprises disposant de plusieurs bureaux distants. Le coût de mise en œuvre et de prise en charge d'une solution d'approvisionnement basée sur Internet peut être prohibitif.
Les entreprises de services sous contrat qui offrent des solutions d’approvisionnement ont généralement pour objectif de fournir une expertise des services d’achat traditionnels. Ces domaines incluent les appels d’offres, la gestion des enchères, les demandes d’examen de propositions et les négociations contractuelles. Dans les petites et moyennes entreprises, ces activités ne sont pas fréquentes. Les membres du personnel n’ont pas l’occasion suffisante d’acquérir le niveau de compétence nécessaire pour mener à bien ces tâches. Les achats représentent un domaine d’économie possible pour la plupart des entreprises et il est important d’utiliser les ressources appropriées pour obtenir ces économies.