Quels sont les différents types de bons de commande?
Les bons de commande servent à autoriser l'achat de biens ou de services auprès de différents fournisseurs. Divers formulaires de commande sont utilisés pour différentes tailles et types d’achats. Ces formulaires comprennent les demandes ou demandes d'achat, les commandes d'achat régulières, les commandes d'achat permanentes, les commandes d'achat provisionnelles, les contrats de services et les commandes de changement.
Dans un processus de commande régulier, si une unité business doit effectuer un achat, elle prépare une demande de commande ou une demande détaillant les articles souhaités, la quantité, le coût unitaire, les articles requis et le fournisseur préféré, le cas échéant. L'unité commerciale présente la demande à un responsable autorisé à approuver l'achat ou à un service des achats pour approbation. Si le bon de commande concerne un achat important ou une grosse somme d’argent, il peut être nécessaire d’approuver plusieurs niveaux d’approbation avant de le finaliser.
Le service des achats examine la demande et sélectionne le meilleur fournisseur pour le matériau ou les services. Une fois la demande approuvée, un bon de commande est émis et attribué à un numéro. Ce numéro est ensuite référencé sur toute correspondance relative à cette commande, via livraison et paiement. Les bons de commande peuvent être électroniques ou imprimés. L'apparence du formulaire de commande n'est pas importante; ce sont les informations qui y figurent qui établissent l'accord entre le vendeur et l'acheteur.
Les bons de commande permanents sont utilisés lorsqu'une entreprise a besoin d'une livraison régulière d'une quantité identique de matériel, telle qu'une expédition mensuelle. Un bon de commande permanent approuve l'intervalle de livraison et le prix de la marchandise, et spécifie la durée pendant laquelle la commande permanente restera en vigueur. Un bon de commande permanent peut également être utilisé pour des contrats de location d’équipement ou d’entretien qui dureront pendant une période déterminée.
Les bons de commande généraux servent à couvrir les achats courants de petites quantités d’articles de faible valeur. Par exemple, un bureau peut avoir un bon de commande général pour l'achat de fournitures de papier, d'encre et de toner pour les fonctions de copie et d'impression. Une commande globale restreint généralement les types d'articles pouvant être achetés et définit une limite de commande individuelle et une limite de valeur totale, ainsi qu'une date d'expiration.
Les formulaires de commande contractuelle servent généralement à couvrir les travaux nécessaires à la réalisation d'un projet. Ils précisent exactement quels travaux seront effectués et selon quel calendrier. Un bon de commande contractuel peut prévoir des paiements intermédiaires au fur et à mesure que le projet franchit certaines étapes. Si, au cours du projet, il devient nécessaire de modifier les exigences, un ordre de modification peut être émis. La commande de modification détaille précisément les spécifications qui ont été modifiées et sont incorporées dans la commande d'achat d'origine.
Les besoins de l'entreprise peuvent nécessiter une offre pour tout achat d'un coût supérieur à un certain montant ou impliquant un type particulier de biens ou de services. Dans ce cas, le service des achats demandera des offres. Une fois les offres reçues et examinées, le service des achats attribuera le bon de commande au soumissionnaire retenu.