Quels sont les différents types de formulaires de bon de commande?
Les bons d'achat servent à l'autorisation de l'achat de biens ou de services à différents fournisseurs. Divers formulaires de bon de commande sont utilisés pour différentes tailles et types d'achats. Ces formulaires comprennent des réquisitions ou des demandes d'achat, des commandes d'achat régulières, des commandes d'achat permanentes, des bons de commande d'achat de couvertures, des contrats pour les services et des commandes de modification.
Dans un processus de commande d'achat régulier, si une unité commerciale doit effectuer un achat, il prépare une demande de commande ou une demande de commande, s'il y a des articles, une quantité, un coût unitaire, lorsque les articles sont nécessaires et le fournisseur de commande préférée, s'il y a un seul. L'unité commerciale présente la demande à un gestionnaire qui est autorisé à approuver l'achat ou à un service d'achat pour approbation. Si le bon de commande est pour un achat majeur ou une grande somme d'argent, il peut nécessiter plus d'un niveau d'approbation avant qu'il ne soit finalisé.
Le service d'achat examine la demande et sélectionne le meilleur fournisseur pour le Matérie ou services. Une fois la demande approuvée, un bon de commande est émis et attribué un numéro, et ce numéro est ensuite référencé sur toute correspondance relative à cette commande, par livraison et paiement. Les formulaires de bon de commande peuvent être électroniques ou imprimés. L'apparition du formulaire de bon de commande n'est pas importante; Ce sont les informations à ce sujet qui établissent l'accord entre le vendeur et l'acheteur.
Les formulaires de bon de commande debout sont utilisés lorsqu'une entreprise a besoin d'une livraison régulière d'une quantité identique de matériel, comme une expédition mensuelle. Un bon de commande permanent approuve l'intervalle de livraison et le prix de la marchandise, et il spécifie la durée où l'ordre permanent restera en vigueur. Un bon de commande permanent peut également être utilisé pour des baux d'équipement ou de maintenance qui se poursuivront sur une période déterminée.
Les formulaires de bon de commande d'achat sont utilisésPour couvrir l'achat de routine de petites quantités d'articles à faible valeur. Par exemple, un bureau peut avoir un bon de commande générale pour l'achat de fournitures de papier, d'encre et de toner pour les fonctions de copie et d'impression. Une ordonnance générale restreint généralement les types d'articles qui peuvent être achetés et définissent une limite de commande individuelle et une limite de valeur totale, ainsi qu'une date d'expiration.
Les formulaires de bon de commande contractuels sont généralement utilisés pour couvrir les travaux requis pour terminer un projet. Ils spécifient exactement quel travail sera effectué et sur quel horaire. Un bon de commande contractuel pourrait prévoir des paiements provisoires car le projet atteint certaines étapes. Si, au cours du projet, il devient nécessaire de modifier les exigences, une ordonnance de modification peut être émise. La commande de modification détaille précisément les spécifications modifiées et sont incorporées dans le bon de commande d'origine.
Les exigences de l'entreprise peuvent demander une offre sur tous les achats qui coûteront plus cherqu'une certaine somme d'argent ou qui impliquent un type particulier de biens ou de services. Dans ce cas, le service des achats demandera des offres. Une fois les offres reçues et révisées, le service des achats accordera le bon de commande au soumissionnaire retenu.